Standaard instellingen voor acties en teams

Actiestarters kunnen in het Kentaa platform badges krijgen om hen te belonen en extra te motiveren. Er zijn twee typen badges:

Prestatie badges. Dit zijn badges die men kan verdienen door actief te werven. Deze badges ("medailles") staan uitgegrijsd op de actiepagina en worden ingekleurd als het betreffende doel behaald is.
Retentie badges. Deze badge is gekoppeld aan het aantal deelnames. Deze badge ("lintje") staat op de actiefoto van de deelnemer en laat zien hoe vaak iemand al aan het event heeft deelgenomen.

Badges voor behaalde doelen (prestatie badges)
Deze badges zijn erop gericht om actiestarters te motiveren met hun actiepagina aan de slag te gaan en verschillende doelen te halen.
Zo krijgt iemand bijvoobeeld een badge voor de eerste donatie en voor het plaatsen van een blogbericht. Verder zijn er badges die op basis van het opgehaalde bedrag (250, 500 en 1000 euro) behaald worden en badges voor het aantal supporters (10, 25 en 50 donaties).
Als deze functionaliteit aan staat verschijnen automatisch de volgende badges op elke actiepagina:

Deze badges zijn uitgegrijsd als ze nog niet behaald zijn en ingekleurd als ze behaald zijn. De groene kleur die je hierboven ziet staan in de badge is de steunkleur die in is gesteld op de site. Op die manier worden de badges mooi geïntegreerd in jullie stijl.
Badges worden automatisch ingekleurd bij het behalen van de conditie. Bij het aanzetten van de functionaliteit worden alle badges van bestaande actiestarters ook met terugwerkende kracht uitgereikt. 
Er zitten geen mails gekoppeld aan de badges. Al zou je wel de mail "Meer opgehaald dan ingesteld bedrag" kunnen kopiëren. Je kunt dan bij het bereiken van 250, 500 en 1000 euro in de mail aangeven dat ze een badge verdiend hebben. Hoera!

De badges hebben een vaste opmaak en ook vaste condities, en je kunt er alleen voor kiezen ze alle acht erop te zetten. Hier kun je nu nog geen eigen aanpassingen in doen. Dit willen we op termijn nog wel instelbaar gaan maken.
Interesse? Stuur dan een bericht naar support@kentaa.nl en dan kunnen wij dit zo voor je aanzetten!
Badges voor aantal deelnames (retentie badges)
Je hebt de mogelijkheid om op de actiepagina van de deelnemers een badge (afbeelding) te tonen afhankelijk van het aantal keer dat ze hebben deelgenomen.

Deze badges zijn onderdeel van de retentie functionaliteit, die bestaat uit:

De editie van jouw event -> Deze feature moet aanstaan om de badges en retentie functionaliteit te kunnen gebruiken.
Een conditionele welkomstmail o.b.v. aantal deelnames
Het kunnen instellen van de streefbedragen voor actiestarters o.b.v. aantal deelnames

Het doel is om de deelnemers zich welkom te laten voelen en hen te stimuleren vaker deel te nemen. Voor een complete beschrijving, lees het artikel over retentie functionaliteit.
Je kunt per deelname een afbeelding uploaden. Wij hebben voor julie vier designs gemaakt, zie de downloads hieronder. Maar je kan er ook voor kiezen om zelf je badges te ontwerpen. Deze afbeelding heeft specifieke eisen: het moet een png afbeelding zijn met transparantie, de afbeelding moet 745x419 pixels groot zijn. Dus een liggende foto. De badge wordt over de bestaande foto heen gezet, dus zorg ervoor dat de badge niet al te groot is en in een van de hoeken staat.

Je kunt alleen retentie badges toevoegen als er een editie ingesteld is. Neem hiervoor contact op met ons via support@kentaa.nl.
Download hieronder jouw set aan badges voor terugkerende deelnemers. 

e-Ticketing is een premiumfunctionaliteit (dus niet voor Kentaa Go klanten) die wij op verzoek aan kunnen zetten. Voor acties en deelnemers kun je tickets genereren en automatisch laten mailen. De tickets zijn voorzien van een QR-code en die kun je uiteindelijk via je mobiel, webcam of handmatig afscannen.
Inhoud artikel

Video met uitleg
Kenmerken
Instellen E-tickets

E-tickets gebruiken direct onder deze pagina
Deel e-tickets met de koper

Scannen van tickets

Wie kunnen er allemaal scannen?
Scanner

Scanner toevoegen
Mails

Handmatig scannen
Scannen via de camera

 
Zie hier ook de uitleg zoals gegeven op de Kentaa Academy van 14 april 2022

En het filmpje over de update op 12 augustus (toevoeging scanners):

Kenmerken

Je kunt tickets instellen per niveau, los van elkaar
Als de tickets gedeeld zijn kunnen actiestarters deze ook terugvinden in hun dashboard onder "mijn inschrijving".
Als je meerdere deelnemers toevoegt onder hetzelfde e-mailadres krijg je in meerdere tickets binnen (Op dit moment in meerdere mails, maar dat gaan we aanpassen naar een mail met meerdere pdf’s)
Je kunt ervoor kiezen de tickets al wel te genereren, maar nog niet te delen (en dit op een later moment pas te doen)

 
Instellen e-tickets
Het instellen van e-tickets kun je per niveau doen. Je kunt ervoor kiezen dit op websiteniveau te doen (voor inschrijvingen die direct onder websiteniveau gaan), voor een specifiek segment (voor inschrijvingen die direct op dat niveau gaan) of voor inschrijvingen onder een project. Je doet dit door naar Instellingen > E-tickets te gaan. Hier heb je twee opties:

 
E-tickets gebruiken direct onder deze pagina.
Als je deze gebruikt dan worden er e-tickets gegenereerd. Je ziet de e-tickets dan alleen nog via E-tickets > Overzicht. Er gebeurt verder niets en actiestarters zien de tickets ook nog niet. Je kunt nog geen pdf-bestanden downloaden, maar kunt al wel de ticketnummers zien.
Deel e-tickets met de koper
Pas op het moment dat je op "Deel e-tickets met de koper." klikt dan kunnen actiestarters hun tickets zien in het dashboard (voorbeeld ticket). Bestaande acties of deelnemers op dat niveau krijgen direct de mail onder Actiestarters > E-tickets opsturen toegestuurd. Nieuwe deelnemers krijgen bij het aanmaken van een actie hun ticket direct toegestuurd. Die mail ziet er default zo uit, maar kun je aanpassen.

 
Scannen van tickets
Je kunt de e-tickets handmatig of via een camera scannen. Als je op hoofdniveau naar E-tickets > Overzicht (handmatig) of naar E-tickets > Scannen gaan. Dan zie je alle tickets van de gehele site (inclusief alle onderliggende segmenten en projecten), en kun je die ook allemaal scannen. Je kunt ook specifiek naar bijvoorbeeld een project gaan en daar kun je alleen tickets scannen die onder dat project vallen.
Wie kunnen er allemaal scannen?
SitebeheerdersKunnen e-tickets instellen, naar het overzicht gaan en scannen (en exports maken). Als je als sitebeheerder op het hoogste niveau gaat scannen, dan scan je ook meteen voor alle onderliggende projecten. Je kunt het zien als een soort 'superscanner'
SegmentbeheerdersKunnen naar het overzicht gaan en scannen (en exports maken)
ProjectbeheerdersKunnen naar het overzicht gaan en scannen (en exports maken)
Scanner (zie volgende kopje)Scanners kunnen alleen tickets scannen voor de entiteiten (websiteniveau, segment, project) waar die aan toe zijn gevoegd.
 
Scanner
Als reguliere scanner kun je ook op websiteniveau toe worden gevoegd. Echter dan kun je alleen dat niveau scannen, niet bijvoorbeeld onderliggen segmenten of projecten (tenzij je daar specifiek ook nog aan toe wordt gevoegd).
 
Scanner toevoegen
Je kunt per niveau een scanner toevoegen. Deze is gekoppeld aan een gebruiker. Je kunt een gebruiker hebben die alleen kan scannen. Die komt dan vervolgens ook helemaal niet in het dashboard, maar direct in een scanmenu. Handig als je bijvoorbeeld bij een event wat vrijwilligers hebt die je helpen met scannen!
Je kunt een scanner toevoegen door naar E-tickets > Scanners te gaan

Hier voeg je iemand toe door op deze plek een account aan te maken. Als iemand nog niet bekend is dan wordt er een nieuwe gebruiker aangemaakt en ontvangt deze twee mails: Een om zijn wachtwoord mee in te stellen en een om aan te geven dat hij/zij toegevoegd is als scanner.
Mails
De mail die een scanner ontvangt ziet er zo uit:

Je kunt deze aanpassen via E-mails > Overzicht Mails > Scanners > Welkomstmail scanner:

Je ziet deze mail alleen als op dat niveau e-tickets gebruikt worden!
Iemand die al wel een gebruiker in het systeem is kun je ook toevoegen als scanner van een bepaald project (of segment of websiteniveau). Bijvoorbeeld een actiestarter die wilt helpen met scannen. Je krijgt dan deze melding te zien:

Na het opslaan kan deze actiestarter dan ook tickets scannen voor dat niveau. Als iemand die een actie start heeft ook een scanner is en inlogt in het dashboard dan komt hij in het dashboard van zijn actie. Hij kan dan naar het scannen gaan door op dit icoontje te klikken:

 
Er zijn twee manieren om daadwerkelijk te scannen: handmatig en via een camera
Handmatig scannen
Als je naar het overzicht van tickets gaat via E-tickets > Overzicht dan kun je daar handmatig mensen als aanwezig zetten. Je doet dit door op de drie puntjes achter de actie/deelnemer te klikken en deze te markeren als aanwezig. 

Elk ticket is voorzien van een Ticketnummer. Daar kun je ook op zoeken in het zoekveld.
Mochten er internetproblemen zijn dan kun je ook werken met een offline variant door van tevoren een download te maken van alle tickets. Daar staat dan in:Aangemaakt op || E-ticketnummer || Naam || Titel || Gescanned op || Gescanned door
Je kunt dan handmatig de ticketnummers zoeken en afvinken.
Scannen via de camera
Als je naar E-tickets > Scannen gaat dan wordt er automatisch verbinding geprobeerd te maken met je webcam (computer) of je camera (mobiel). Nadat je die toestemming hebt gegeven kun je de QR-code scannen. Als je een code scant die ongeldig is dan krijg je een rode melding.
Het venster om te scannen ziet er zo uit: (waarbij een scanner hier direct in terecht komt en dus niet eerst in een dashboard landt)

Hier kun je een camera selecteren en daarna een ticket scannen. Dat kan bijvoorbeeld een camera van je mobiel zijn, maar ook een webcam als je op je pc werkt.
Een scanner kan ook handmatig een code invoeren

Je houdt de QR-qode voor de webcam
Na een succesvolle scan zie je direct de info (onderaan zie je extra vragen, activiteiten, eventuele webshopartikelen en contactgegevens)

Bij een ongeldige QR-code (met een verkeerde link) zie je dit:
Als een ticket al gescand is ziet het er zo uit:

Om een actie te starten moet je de aanmeldflow doorlopen. Hieronder meer informatie over hoe deze werkt en je dit zelf in kunt stellen.Inhoud artikel:FilmpjesAanmeldflow: de basicsAanmeldflow: extra stappenOpties bij Instellingen > AanmeldflowBekijk aanmeldflowAanmeldoptiesVolgorde stappen aanmeldflow aanpassenWijzigen tekst linkerkantOverige zakenAanmeldflow stappenBasisAanmeldopties: Hoe zet jij je in?Profielgegevens: Wie ben jij?TeampaginaPersoonlijke sponsorpagina: individueelStartdonatieOverzichtspaginaBedankpaginaAanvullendInschrijfgeldActiviteitenEdities: retentie bij evenementenDatum van actiePrestaties: KilometerdoelExtra vragenWebshopKortingscodes Filmpjes Zie je liever een filmpje met toelichting? Dat kan ook! Klikt dan hieronder op een van beide filmpjes:Aanmeldflow: de basics00:00 - Welkom00:15 - Intro & inhoudsopgave00:58 - Tekst wijzigen in aanmeldstroom01:43 - Aanmeldopties wijzigen02:02 - Verplaatsingsstappen in aanmeldstroom02:13 - Knop start fondsenwerving wijzigen02:30 - Aanmeldstroom stap voor stap03:05 - AVG-teksten en menu's03:24 - Teampagina maken03:41 - Standaardinhoud en -instellingen04:25 - Actiestarterspagina maken05:06 - Start donatie05:41 - Overzichtspagina05:58 - Betalingspagina06:09 - Bedankpagina Aanmeldflow: extra stappen00:00 - Welkom00:31 - Registratiekosten02:05 - Activiteiten03:15 - Edities & badges05:07 - Afteldatum05:31 - Prestatie05:49 - Aanvullende vragen06:08 - Webshop06:54 - CouponsOpties bij Instellingen > Aanmeldflow  Via Instellingen > Aanmeldflow kom je op de pagina om je aanmeldflow te bewerken. Hier zie je een aantal instellingen staan.Bekijk aanmeldflowJe kunt via deze knop altijd de aanmeldflow in om te zien hoe deze eruit ziet. Ook als het op dat moment via de voorkant niet mogelijk is een actie te starten. De preview modus is alleen bedoeld om de aanmeldflow mee te zien, je kunt in die modus geen acties aanmaken.AanmeldoptiesJe kunt hier kiezen op welke manier men zich in mag schrijven. Je hebt de volgende opties:Individueel + team + teamlidAlleen individueelTeam + teamlidIndividueel + team + teamlid + bedrijfIndividueel + bedrijfJe ziet de opties alleen op basis van de functionaliteiten die aan staan. Maak je geen gebruik van de bedrijvenfunctionaliteit, dan zie je alleen opties 1, 2 en 3. Als er ook geen teams zijn dan kun je hier alleen maar individueel kiezen en wordt de gehele stap in de aanmeldflow overgeslagen.  Volgorde stappen aanmeldflow aanpassenJe kunt de volgorde van de eerste vier stappen wijzigen. Dit doe je door ze te slepen met de muis tot ze in de gewenste volgorde staan. De overige stappen hebben allemaal een vaste volgorde. Wijzigen tekst linkerkantJe kunt de teksten die aan de linkerkant van de aanmeldflow staan wijzigen. Bijvoorbeeld als je achter 'Wie ben jij' op wijzigen klikt. Je kunt dan in het volgende scherm de tekst aanpassen:Als je op 'Wijzig standaardwaarde' klikt dan kun je de tekst aanpassen en eventueel een beschrijving toevoegen. Je kunt altijd weer terug gaan naar hoe het oorspronkelijk stond door daarna weer op 'Herstel standaardwaarde te klikken. En je wijzigt hiermee de tekst aan de linkerkant (in de groene zijbalk):Dit kun je voor alle stappen doen.Overige zakenEr zijn nog een aantal andere zaken die je in kunt stellen op de pagina Instellingen > Aanmeldflow (zie ook screenshot hieronder):Je kunt de tekst op de actie start knop wijzigen (dit kan per project/segment verschillen). De nieuwe tekst (bijvoorbeeld kom in actie, zwem mee, etc.) mag maximaal 15 tekens bevatten en dat is inclusief spaties.Je kunt de teksten bij de keuzeschermen aanpassen. Dit zijn keuzeschermen die je ziet als je op 'start actie' klikt en daarna een keuze moet maken:Algemeen keuzescherm "Waarvoor wil je in actie komen?". Hier maak je de keuze waar je de actie voor wilt starten, of dat bijvoorbeeld een algemene actie is of een actie voor een projectKeuzescherm segmenten "Voor welk segment wil jij in actie komen?". Hier kies je voor welk segment je een actie wilt startenKeuzescherm projecten " Voor welk project wil jij in actie komen?". Hier kies je voor welk project je een actie wilt startenAanmeldflow stappenDe aanmeldflow die actiestarters te zien krijgen wordt getoond op basis van de instellingen. Denk bijvoorbeeld aan dat je een extra stap met inschrijfgeld ziet staan, als je daar gebruik van maakt. Hieronder zie je onder 'Basis' de stappen die er normaal gesproken altijd in staan en onder 'Aanvullend' de extra stappen/mogelijkheden. Per stap zie je hieronder een korte omschrijving. Meer informatie over specifieke functionaliteit vind je in de supportartikelen waarnaar wordt gelinkt. Het kan zijn dat hieronder een functionaliteit staat die niet in je pakket zit.BasisDe volgende stappen behoren tot de basis van de aanmeldflowAanmeldopties: Hoe zet jij je in?Hier zie je de inschrijfmogelijkheden staan en kun je kiezen hoe je je in wilt schrijven. Je kunt deze instellen via Instellingen > Aanmeldflow > Aanmeldopties. Je ziet deze stap niet als er maar één optie is, zoals individueel. Profielgegevens: Wie ben jij?Hier maak je een account aan voor het platform. Als je al een account hebt dan kun je inloggen en worden je al bekende gegevens automatisch ingevuld. De verplichte velden zijn hier Voornaam, Achternaam en e-mailadres en het akkoord gaan met de algemene voorwaarden. We kunnen hier de volgende velden optioneel of verplicht extra uitvragen:Adres (Straat, Huisnummer, Toevoeging)PostcodePlaatsLandGeslachtTelefoonnummer (hier komt automatisch een extra opt-in bij conform de telecomwetgeving)TeampaginaAls je kiest voor het aanmaken van een team dan kom je op de pagina 'Jullie teampagina'. Hier vul je minimaal in:De teamnaam, het bedrag dat je op wilt halen, de titel en de motivatie. Je kunt de titel en motivatie al van te voren invullen via de standaard instellingen. Het opgehaalde bedrag kun je instellen via Instellingen > Instellen streefbedragen. Als je in de vorige stap voor individueel of teamlid hebt gekozen dan sla je de teampaginastap over.Persoonlijke sponsorpagina: individueelVervolgens ga je door naar de pagina om je individuele actie aan te maken. Iemand die in de aanmeldflow een team aanmaakt ook een persoonlijke actie aan. Je kunt de titel en motivatie al van te voren invullen via de standaard instellingen. Het opgehaalde bedrag kun je instellen via Instellingen > Instellen streefbedragen. Het is ook mogelijk om door te gaan zonder een individuele actie aan te maken als sponsorpagina optioneel aan staat. StartdonatieDefault staat deze stap aan, waarin de actiestarter gevraagd wordt alvast een eerste donatie te doen. Deze donatie is optioneel, maar we zien dat dit wel vaak gedaan wordt. Je kunt de bedragen aanpassen en eventueel voorzien van een beschrijving via Instellingen > Instellen donatiebedragen. We kunnen de startdonatie indien gewenst ook uitzetten.  OverzichtspaginaHier zie je een overzicht van wat je gaat bestellen, of van wat je geselecteerd hebt. Je kunt er eventueel voor kiezen om nog iemand in te schrijven. Zo kun je in een keer voor meerdere personen een actie aanmaken en die afrekenen.BedankpaginaAls er betaald is komt je terug op de bedankpagina. Hier kun je zowel de tekst links aanpassen (wat standaard is) als de tekst en de afbeelding rechts. Je kunt dit gebruiken om een afbeelding te tonen die bij jullie site past.AanvullendInschrijfgeldJe kunt inschrijfgeld toevoegen, als je dit bijvoorbeeld voor een evenement vraagt. Een actiestarter moet verplicht een inschrijfgeld kiezen, maar dat kan eventueel ook een inschrijfgeld van 0 euro zijn.  ActiviteitenMet de activiteiten-module kun je in de aanmeldflow een (verplichte) keuzevraag toevoegen. Denk hierbij een lijst van afstanden waaruit de actiestarter moet kiezen, of de vraag om wat voor soort actie het gaat. Edities: retentie bij evenementenAls je gebruikt maakt van retentie (edities) en er een editie in is gesteld op het niveau waarop je je aanmeldt, dan wordt er gevraagd of je al eerder mee hebt gedaan. Op basis van het antwoord kun je badges toevoegen, een afwijkend streefbedrag toevoegen of andere mails sturen op basis van het aantal deelnames.Datum van actieEr is een site-instelling waarbij het verplicht is om als actiestarter een einddatum van de actie op te geven. Een actiestarter krijgt dan de verplichte vraag "Tot wanneer loopt jouw actie". Als er op het niveau waarop ze aangemeld worden een algemene afteldatum ingesteld staat dan wordt de vraag niet gesteld. Alle onderliggende acties krijgen dan automatisch die datum als einddatum.Prestaties: KilometerdoelAls er prestaties mogelijk zijn op het niveau waarop je je actie aanmaakt dan wordt er gevraagd hoeveel kilometer de actiestarter af wil leggen. Dit is een optionele vraag, en als deze in is gevuld dan wordt dit de doelafstand van deze actie.Je kunt er eventueel voor kiezen die vraag weg te laten, door het vinkje onder Instellingen > Prestaties daar uit te zetten.Extra vragenWe kunnen extra vragen toevoegen en dat kan per project, segment, op websiteniveau of over de gehele site worden ingesteld. De extra vragen kunnen we stellen aan actiestarters, maar ook specifiek aan teamcaptains. Bij de extra vragen kun je extra informatie opvragen die voor jullie event nodig is. Bijvoorbeeld zoals in het voorbeeld hieronder dat deelnemers aan een event 18 jaar of ouder zijn of toestemming hebben van hun ouder(s)/voogd. De antwoorden op die extra vragen zie je terug in de export (van acties en teams).WebshopIn de webshop kun je eventuele extra items aanbieden die gekocht kunnen worden. Je stelt deze in via Administratie > Webshop. De webshop is alleen in de aanmeldflow toegankelijk. Je kunt dus geen items buiten de aanmeldflow om verkopen via het platform.  KortingscodesJe kunt kortingscodes toevoegen en die zijn alleen van toepassing op het inschrijfgeld. Op die manier kun je bijvoorbeeld vroege inschrijvers korting geven, of bepaalde mensen gratis laten inschrijven. Als die functionaliteit aan staat zie je bij het overzichtscherm een plek om een code in te voeren. Na het klikken kun je de code invoeren En als de code klopt wordt de kortingscode toegepast op het inschrijfgeld.

Wil je graag een T-shirt, medaille of een andere goodie aanbieden aan iedereen die een actie start op jullie website? Dat kan met de webshop-functie binnen het platform. Met deze functie is het mogelijk om producten en zelfs diensten aan te bieden aan iedereen die een actie aanmaakt op de website (met uitzondering van bedrijfsleden).

De webshop staat niet standaard aan op de website, deze kan door een supportmedewerker aangezet worden op de website. Neem hiervoor contact op met support@kentaa.nl. Hierna is het zaak dat de producten worden toegevoegd aan de catalogus. Zodra de producten in de catalogus zijn gezet, kan de actiestarter dit gelijk zien en direct bestellen in de actiestartflow!
Maar wat nou als deze producten alleen voor een specifiek segment of project gelden? Geen probleem! Het is namelijk mogelijk om een catalogus op segment- of projectniveau in te richten. Deze catalogus zal dan alleen zichtbaar zijn voor de actievoerders op dit niveau. Andersom is het ook mogelijk om op het hoofdniveau een catalogus op te stellen, waarna je deze op een onderliggend segment of project uitschakelt.
Webshop-artikelen toevoegen
Administratie ⟶ Webshop-catalogus

Klik op Ja, er is een webshop-catalogus om webshop-artikelen toe te voegen
Klik op Product toevoegen
Vul een titel in (verplicht)
Vul een bedrag in (verplicht)
Evt.: upload een afbeelding van het product
Evt. voeg meerdere varianten toe (bijv. S, M, L, XL, XXL)
Klik op Opslaan

Let op: Het uitvinken van Ja, er is een webshop-catalogus schakelt de webshop uit maar verwijdert de producten niet.

 
Webshop-bestellingen inzien
Administratie ⟶ Webshop-bestellingen
Op deze pagina is een overzicht van alle webshop-bestellingen te zien

Klik op het blauwe oog-icoon om details van een bestelling in te zien

 
Nabestellingen
Standaard staat de mogelijkheid tot het doen van een nabestelling over het gehele platform aan. Dat wil zeggen dat als er een mogelijkheid is om webshop-items te bestellen, actiestarter dit ook achteraf vanuit hun dashboard kunnen doen. Het is ook mogelijk het doen van nabestellingen over het gehele platform uit te zetten.
Een ingelogde actiestarter (of deelnemer) kan via 'Webshop' de nabestelling selecteren.

En dan komt er een bestelmenu tevoorschijn waarin ook direct afgerekend kan worden.

Het nabestellen kan onbeperkt gebeuren zolang er items in de webshop-catalogus staan.
Er is een mail gekoppeld aan nabestellingen. Deze staat onder de categorie Actiestarters (en ook deelnemers) en heet 'Bedankmail voor nabestellingen'. Hierin staat een betaalbewijs van het webshop-item. Deze wordt ook gestuurd als het een gratis webshop-item is. Na het bestellen komen alle bestellingen onder het overzicht te staan onder 'Mijn inschrijving'. 

Je kunt per niveau (website/segment/project) aangeven of er acties gestart mogen worden. Standaard staat er aan dat er acties gestart mogen worden, maar via Instellingen > Actie starten blokkeren kun je dit per niveau aan- of uitzetten. 
 
Nu kunnen er acties gestart worden: (zie ook de tekst rechts):

Nu is het niet mogelijk om acties te starten:

Met de activiteiten-module kan in de aanmeldflow een (verplichte) keuzevraag toegevoegd worden. Denk hierbij een lijst van afstanden of aanmeldopties waaruit de actiestarter moet kiezen, of de vraag om wat voor soort actie het gaat.

Inhoud:

1. Activiteiten toevoegen
2. Activiteiten selecteren en gebruiken
3. Gekozen activiteit wel/niet tonen

 
1. Activiteiten toevoegen
Instellingen ⟶ Activiteiten lijst
Voordat je begint zul je eerst de activiteiten aan de algehele lijst van activiteiten moeten toevoegen. Zie dit als een soort bibliotheek waar alle activiteiten staan opgenomen en je per site, segment of project kunt kiezen welke van die activiteiten je wilt gebruiken.

2. Activiteiten selecteren en gebruiken
Op siteniveau, per segment en per project kun je de activiteiten configureren voor gebruik. Dit configureren bestaat uit 2 delen: Activiteiten selecteren en Activiteiten gebruiken.
2.1 Activiteiten selecteren
Instellingen ⟶ Activiteiten
Het eerste deel bestaat uit het kiezen van de activiteiten waaruit de actiestarter kan kiezen. Op siteniveau kun je hierbij kiezen uit de volledige lijst aan activiteiten. Op segment- en projectniveau kan een uitgedunde lijst zichtbaar zijn, afhankelijk van onderstaande configuratie. Ook kan per gekozen activiteit een maximum aantal deelnemers worden opgegeven.

2.2 Activiteiten gebruiken
Instellingen ⟶ Activiteiten
Bij het kopje Activiteiten gebruiken bepaal je hoe de activiteiten worden ingezet. Eerst bepaal je hoe de activiteiten zich dienen te gedragen op Deze pagina. Daarna bepaal je het voor Onderliggende niveau's.
Voorbeeld: op het siteniveau kan men een algemene actie starten en hoeft er geen activiteit gekozen te worden, dan wordt er op Deze pagina "Nee, er hoeft geen.." geselecteerd te worden. Als men op onderliggende projecten wél een activiteit moet kiezen, wordt er bij Onderliggende niveau's gekozen voor één van de "Ja"-opties. Beide Ja-opties bepalen dat er een activiteit gekozen moet worden op deze onderliggende projecten en kan er nog gekozen worden welke set van activiteiten getoond wordt aan de actiestarter.

Hier bepaal je of actiestarters onder het huidige niveau een activiteit moeten kiezen.
Je kunt ervoor kiezen aan te vinken dat de Actiestarters zelf hun activiteit kunnen wijzigen. Ze kunnen deze dan aanpassen onder mijn inschrijving. Dit kan alleen als er plek vrij is bij de nieuwe activiteit. Op het moment dat de activiteit gewijzigd is dan wordt de oude activiteit weer vrijgegeven.

Vervolgens kies je hier wat actiestarters op de onderliggende niveau's (segmenten en/of projecten) krijgen te zien.
Voorbeeldscenario - Je neemt het evenement Dam tot Damloop op in de website en men kan zich hiervoor inschrijven op 2 afstanden: de halve en hele marathon. Deze 2 afstanden neem je op als activiteiten in de Activiteiten lijst (op website-niveau). Vervolgens beheer je de Dam tot Damloop, ga je naar Instellingen > Activiteiten en vink je de 2 afstanden aan. Je geeft hierbij aan dat alle acties direct onder deze pagina verplicht een activiteit dienen te kiezen. Je zet aan dat Actiestarters zelf hun activiteit mogen wijzigen. Twee weken voordat het evenement is zet je de optie uit dat men zelf hun activiteit mag wijzigen.
3. Gekozen activiteit wel/niet tonen
De gekozen activiteit wordt op verscheidene plekken weergegeven. Je kunt zelf kiezen of dit wenselijk is, of niet. Het gaat om de volgende plekken:
Op de teampagina / in de aanmeldflow
Zodra een teamcaptain zelf een activiteit heeft gekozen, wordt deze op de teampagina weergegeven. Ook wordt deze in de aanmeldflow weergegeven, zodra een actiestarter lid wilt worden van het team. Bij de stap om de activiteit te kiezen, wordt weergegeven welke activiteit door de teamcaptain is gekozen om de keus zo makkelijker te maken.
Deze optie is uit te zetten bij het inregelen van de activiteiten, via Instellingen > Activiteiten.

Op de actiepagina
Ook individuele actiestarters laten automatisch op hun actiepagina zien welke activiteit ze hebben gekozen. Is dit niet geheel van toepassing? Laat het een Kentaa-medewerker weten en we maken deze keuze over de gehele website onzichtbaar op de actiepagina.
 
 

Je kunt via Instellingen > Max. aantal acties het aantal acties dat aangemaakt mag worden limiteren. Je kunt dit per niveau instellen (websiteniveau, segmentniveau, projectniveau). 

 
Als je dan een actie aan wilt gaan maken en over de knop heen beweegt zie je staan hoeveel plekken er nog vrij zijn. 

Op het moment dat er geen plekken meer zijn kun je niet op de knop klikken en wordt deze uitgegrijsd:

Let op: Deze instelling gaat niet samen met activiteiten. Dit omdat je op activiteiten ook een limiet kunt instellen. In het geval je activiteiten in wilt stellen en er al een maximaal aantal acties ingesteld is dan krijg je de melding "De limiet op het maximaal aantal acties wordt gewist.". Daarna zie je het menu-item max. aantal acties niet meer staan tot de activiteiten op dat niveau uitgezet zijn. Als je met activiteiten werkt en je wilt een maximaal aantal acties instellen over al je activiteiten (anders zou je het per activiteit in kunnen stellen), dan kun je dit het beste handmatig bijhouden en op een bepaald moment het actie starten blokkeren.

Je kunt je inschrijven als individu, maar kunt ook een team starten of lid worden van een bestaand team. Als team heb je een eigen teampagina, waar je meer informatie over het team ziet en kunt inzien wie de teamleden zijn. Hier kun je als teamcaptain nieuwsberichten toevoegen en de teampagina bewerken. Bekijk hier het filmpje over het beheren van teams, of lees hieronder verder over specifieke onderdelen.00:00 - Welkom00:29 - Overview en download team01:23 - Pas een team aan02:38 - Handmatig een team aanmaken03:42 - Teamleden aanmaken04:12 - Teamcaptain aanstellen05:20 - Team verplaatsen05:49 - Andere opties Inhoud artikelTeamcaptainContentInstellingenDonatiesTeamledenBeheer teamTeamcaptain veranderenTeamleden toevoegen aan een teamTeamleden verwijderenEen team toevoegen via het dashboardEen team starten als actiestarter na aanmeldingCap op aantal teamleden  TeamcaptainDe teamcaptain is degene die het team gemaakt heeft en daarmee degene die het beheer over het team heeft. De teamcaptain kan het volgende doen:ContentWijzigen teamnaam, profielfoto, titel en teamomschrijving (Content > Motivatie)Toevoegen afbeelding of video aan teampagina (Content > Foto's en video's)Toevoegen sponsorlogo's (Content > Sponsorlogo's)Toevoegen nieuwsberichten (Content > Blog)InstellingenTeamleden toestaan (Instellingen > Teamleden toestaan)Hier kan de teamcaptain kiezen voor onbeperkt aantal leden toestaan, een bepaald aantal teamleden toestaan (let op: als er een activiteit gekozen moet worden dan is deze optie er niet), of geen teamleden meer toestaanTeam sluiten (Instellingen > Pagina sluiten)Instellen streefbedrag team (Instellingen > Streefbedrag)DonatiesDe teamcaptain kan alle donaties die op teamleden gedaan zijn inzien door op de 'i' achter de donatie te klikken.  TeamledenEen teamcaptain kan actievoerders verwijderen uit zijn of haar team. Dit kan bij de overzichtspagina teamleden, door op de drie puntjes achter een van de teamleden te klikken en te kiezen voor 'Verwijder uit team'. Ook kan een teamcaptain meer informatie over de acties van de teamleden zien door op de 'i' onder de drie puntjes te klikken. Beheer teamAls sitebeheerder kun je per actie direct zien of deze lid is van een team of niet. Dit zie je door de volgende iconen:ActiestarterTeamlid Teamstarter Teamcaptain veranderenJe kunt de eigenaar van een team aanpassen. Dit doe je door naar teams te gaan en het team op te zoeken. Vervolgens klik je op de drie puntjes achter het team en kies je voor 'gebruiker toewijzen'. Vervolgens selecteer je de nieuwe eigenaar van het team (indien nodig kun je hiervoor eerst een nieuwe gebruiker aanmaken). Teamleden toevoegen aan een teamAls iemand zich in heeft geschreven en daarna erachter komt dat hij of zij liever in een team had gezeten dan kan die persoon dat zelf niet wijzigen, dat kan alleen een sitebeheerder doen. Het toevoegen van een bestaande deelnemer/actievoerder aan een team is in feite niet meer dan het verplaatsen van deze actie naar het team. Als eerste zoek je de actie op door naar 'Acties' te gaan. Vervolgens klik je op de drie puntjes en selecteer je verplaatsen. Je zoekt het team op en klikt op verplaatsen. Daarna komt de actiepagina onder het team te hangen en is die persoon lid geworden van het team.Teamleden verwijderenEen teamlid is niets meer dan een actiepagina die gekoppeld is aan het team. Als je een teamlid verwijdert, dan is de pagina niet meer gekoppeld aan het team, maar de actiepagina van de verwijderde persoon blifjt gewoonintact. Je kunt een teamlid als volgt verwijderen: Zoek het team op en druk op beheren. Klik vervolgens op Teamleden. Daarna klik je op de drie puntjes achter het teamlid dat je wilt verwijderen en kies je voor verwijder uit team.  Een team toevoegen via het dashboardJe kunt ook via de achterkant een team aanmaken. Hiervoor ga je eerst naar de plek waar je het team aan wilt maken. Bijvoorbeeld op siteniveau (als je inschrijvingen op websiteniveau zijn), onder een segment of onder een project. In het geval je het team onder een project toe wilt voegen zoek je eerst het project op en beheer je deze. Daarna ga je naar teams en klik je op team toevoegen. Een team heeft altijd een teamcaptain, dus je kunt deze koppelen aan een bestaande account, of een nieuwe account toevoegen. Nadat het team gekoppeld is aan een account hoef je alleen nog maar de teamnaam, teamtitel en teamomschrijving in te vullen.Een team starten als actiestarter na aanmeldingNa aanmelding van een actie kun je als actiestarter eventueel ook nog een team starten. Dit kan via de knop team starten:Je kunt dan via het dashboard een team aanmaken:Na het invullen van alle informatie (ook bijvoorbeeld extra vragen aan de teamcaptain) wordt het team aangemaakt. De actie waar dit team mee aan is gemaakt wordt dan teamcaptain. Er worden na het aanmaken van het team geen mails gestuurd. Je ziet de knop om het team aan te maken alleen als:Je nog geen team hebtHet mogelijk is om een team te starten (Dus via Instellingen > Aanmeldflow > Aanmeldopties)Het mogelijk is een actie te starten. Dus het actiestarten moet niet geblokkeerd zijn en er moeten nog vrije plekken zijnAlleen sitebeheerders en de actiestarter zelf kunnen dit doen. De knop is niet zichtbaar voor segment- en projectbeheerders.Cap op aantal teamleden Als je een event hebt waarbij je een maximaal aantal teamleden hebt dan kun je dit instellen via Instellingen > Standaard team-instellingen. Alle teams die dan aan worden gemaakt die mogen maximaal dat ingestelde aantal leden hebben. Je kunt via Instellingen > Standaard team-instellingen een maximum instellen via Teamleden limiet:Als je daar kiest voor "Ja, ik wil een limiet opgeven voor teams onder deze pagina." dan kun je daar het maximum aantal teamleden instellen. De actiestarter die zelf ook teamcaptain is telt ook mee als actie. Na het activeren worden eventueel door de teamcaptain ingestelde limieten overschreven. Als je die op een later moment echter weer terugzet dan wordt ook die eerder ingestelde limiet weer teruggezet.Bestaande teams die al meer leden hebben dan je ingestelde maximum blijven wel intact. Stel je hebt een team van 6 man, en je stelt een maximum in over het hele project van 4 mensen per team, dan blijft dat team wel die zes mensen houden. Zorg er daarom voor dat je het voorafgaand al goed hebt ingesteld. Dit kan een sitebeheerder, segmentbeheerder en projectbeheerder doen.De optie 'teamleden toestaan' verdwijnt op het moment dat je een maximaal aantal teamleden instelt over een bepaald niveau. Een teamcaptain kan dus dus niet meer zelf het maximum instellenJe kunt de cap op siteniveau, segmentniveau en projectniveau instellen en er zit geen erving in (het is dus alleen voor dat niveau).

Bij de aanmelding van een deelnemer/actiestarter is het mogelijk om inschrijfgeld te vragen. Het inschrijven voor het evenement en het opmaken van de persoonlijke actiepagina is dan één geïntegreerd proces.

Het inschrijfgeld dient altijd betaald te worden bij het aanmaken van een actie, ongeacht of je je aanmeldt als lid van een team of als een individuele deelnemer. Inschrijfgeld is op meerdere niveau's toe te voegen en 'druppelt' door naar beneden. Wanneer op website-niveau inschrijfgeld wordt toegevoegd, krijgen eventuele segmenten en projecten ditzelfde inschrijfgeld mee. Vervolgens is het mogelijk om het inschrijfgeld te overschrijven indien er een afwijkende waarde op het betreffende niveau is. Het is mogelijk om meerdere inschrijfgeld-opties (met verschillende bedragen) toe te voegen.
Deelnemers kunnen zelf bepalen hoe ze ingeschreven willen worden. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn bij:

Verschillende afstanden met een verschillend starttarief;
Leeftijdsgroepen waarbij kinderen een gereduceerd tarief betalen;
Naast het reguliere inschrijftarief een 2e tarief bieden waarbij een T-shirt van het evenement wordt aangeboden.

Inhoud:

Inschrijfgeld toevoegen
Inschrijfgeld wijzigen
Gekozen inschrijfgeld inzien

Inschrijfgeld toevoegen
Instellingen ⟶ Inschrijfgeld
Met de knop Inschrijfgeld toevoegen kun je de optie(s) toevoegen, waarbij een titel en bedrag wordt gevraagd. Hiernaast wordt gevraagd of het betaalde inschrijfgeld meegenomen moet worden in de tellerstand op de website. Meestal is het inschrijfgeld bedoeld om de onkosten te vergoeden en wordt het niet meegenomen (als donatiegeld) in de tellerstand, maar dit kan natuurlijk variëren.

Inschrijfgeld wijzigen
Instellingen ⟶ Inschrijfgeld
Door op de Wijzigen-knop te klikken is het mogelijk de titel en het bedrag van de optie aan te passen. Dit kan handig zijn bij het aanbieden van een early bird-optie, waarbij het bedrag na verloop van tijd wordt verhoogd. 
Gekozen inschrijfgeld inzien
- De actievoerder zelf en de sitebeheerder kunnen door de actie te beheren onder Mijn inschrijving terugzien welk inschrijfgeld de actievoerder heeft betaald. Daarnaast is de inschrijfgeld-keuze in te zien in de exports van de deelnemers. 
- Op de actiepagina staat het gekozen inschrijfgeld altijd weergegeven. Dit is een vast element van de pagina en is niet te verbergen. Wanneer de titel van het inschrijfgeld simpelweg "Inschrijfgeld" is, wordt deze niet weergegeven.
- Inschrijfgeld komt terug in de Excel-export van alle actiestarters en van de donaties.

Het kan zijn dat voor een bepaald evenement deelnemers een medische verklaring moeten kunnen uploaden om aan te tonen dat ze mee kunnen doen. Of wellicht een ander document nog specifiek moeten ondertekenen en opsturen.
Aanzetten documenten uploaden
Dit kan handig via documenten. Via Instellingen > Documenten uploaden kun je aangeven of dat er na aanmelding documenten moeten worden geüpload. Je kunt hier in de omschrijving aangeven wat er geüpload moet worden:
Mails over documenten
Aan actiestarters wordt vervolgens gevraagd om hun documenten te uploaden. Bij nieuwe aanmeldingen wordt de mail aan actiestarters "Verzoek documenten te uploaden na aanmelden deelnemer" gestuurd. Default staan ook de twee mails hieronder nog aan:

Je kunt die eventueel uitzetten of via het kopieericoontje het aantal dagen aanpassen.
Documenten uploaden
In de mails staat een link om naar 'mijn inschrijving' te gaan. Hiervoor dient de actiestarter in te loggen en op 'Mijn inschrijving' te klikken. 
Bovenin staat een melding dat er nog documenten geüpload moeten worden:

Onderin kan de actiestarter zijn documenten uploaden:

De tekst uit de omschrijving komt boven 'Upload bestand' te staan.
Na het uploaden van het bestand komt het er zo uit te zien:

 
Controleren documenten
Als de mail aan sitebeheerder 'Document(en) geüpload' aan staat dan krijgt de sitebeheerder een bericht nadat een actiestarter documenten geüpload heeft. In die mail staat een link om direct naar de juiste pagina te gaan.
Je kunt ook naar het overzicht van acties gaan om te zien of dat de actiestarters hun documenten al geüpload hebben:

Je hebt deze icoontjes:

Geen document(en) geüpload

Geen document(en) geüpload, niet gecontroleerd

Document(en) goedgekeurd

Als je vervolgens de actie beheert en naar 'Mijn inschrijving' gaat kun je de documenten checken. Je kunt ervoor kiezen deze af te keuren door op verwijderen te klikken, of goed te keuren door onderaan het vakje aan te vinken:

Als de documenten verwijderd worden verschijnt de melding opnieuw in beeld voor de actiestarter en dient hij deze opnieuw te uploaden.
Als je een export maakt van alle acties dan zie je twee kolommen staan die van toepassing zijn op de documenten. Dat zijn de kolommen:

Aantal documenten
Documenten goedgekeurd