Je kunt je via de aanmeldflow inschrijven als individu en dan heb je een losse actiepagina. Je kunt hier nieuwsberichten toevoegen en je actiepagina bewerken.

Het kan ook zijn dat je je inschrijft als teamlid. Daarvoor maak je ook een actie aan, maar dan is de actie gekoppeld aan het team en tellen de inkomsten mee voor het team.

Bekijk hier het filmpje over het beheren van acties, of lees hieronder verder over specifieke onderdelen.

00:00 - Welkom
00:27 - Download overzicht fondsenwervers
01:40 - Pas een pagina aan
02:20 - Pas mijn abonnement aan
03:03 - Handmatig een fondsenwerverpagina toevoegen
04:36 - Eigenaar van een pagina wijzigen
06:01 - Fondsenwerver verplaatsen
06:50 - Andere opties

Inhoud artikel

Kenmerken acties
Beheer van acties
Acties verplaatsen
Handmatig acties toevoegen
E-mails aan actiestarters

Kenmerken acties

Een actie heeft altijd één eigenaar
Een actie is altijd gekoppeld aan een gebruiker, dat is de eigenaar van de actie. En die kan de actiepagina ook beheren. Wel kan het zo zijn dat een gebruiker meerdere acties heeft.
Een actiestarter kan een actie zelf sluiten en heropenen
Dat laatste kan alleen als het op dat moment mogelijk is een actie te starten.
Je kunt een actie naderhand verplaatsen of toewijzen aan iemand anders
Dat kan alleen door een sitebeheerder worden gedaan.

Beheer van acties

Als een actiestarter inlogt komt hij/zij direct in het dashboard om zijn/haar actiepagina te bewerken. Mocht de actiestarter meerdere acties hebben dan zit er nog een keuzescherm voor om te kiezen welke actie hij/zij wilt bewerken. Als sitebeheerder kun je een actie bewerken door deze op te zoeken in het actie-overzicht. Vervolgens klik je op het potloodje om in het beheer van de actie te komen. Daar heb je de volgende mogelijkheden:

Mijn pagina

Motivatie
Wijzigen naam actiestarter, titel actie, omschrijving, url van de actie en aantal deelnames (het aantal deelnames kan alleen een beheerder aanpassen)
Foto's en video's
Toevoegen foto's en filmpjes die op de actiepagina komen te staan
Sponsorlogo's
Toevoegen sponsorlogo's die bij de actie komen te staan
Blog
Hier kan een actiestarter een eigen Blogbericht plaatsen over zijn of haar actie. Mensen die aangegeven hebben op de hoogte te willen worden gehouden ontvangen hierover een notificatie.
Agenda
Hier kan een actiestarter zelf leuke dingen organiseren en in de agenda zetten. Men kan dan daaraan ook doneren

Instellingen

Pagina sluiten
Een actiestarter (of een sitebeheerder) kan hier de actie sluiten. Een gesloten actie kan heropend worden (mits het op dat moment mogelijk is een actie te starten op dat niveau) door de actiestarter of sitebeheerder. Als een actie gesloten is kan hier niet meer op gedoneerd worden. Als een actie onder een project hangt en dat project wordt gesloten, dan worden ook alle onderliggende actie tegelijkertijd gesloten.
Streefbedrag
Hier kan een actiestarter zijn/haar streefbedrag aanpassen. Dit mag niet later zijn dan het op dat niveau minimaal ingestelde streefbedrag.
Afteldatum
Hier kun je de afteldatum voor de actie wijzigen. Die optie zie je alleen als het mogelijk is een afteldatum in te stellen voor de actie én als er op het niveau waar de actie onder valt geen afteldatum in is gesteld.
PSP-omschrijving (niet zichtbaar voor actiestarters)
Hier kunnen beheerders de PSP-omschrijving van een actie wijzigen.
Extra omschrijving (niet zichtbaar voor actiestarters)
Hier kunnen beheerders de extra omschrijving van een actie wijzigen.

Donaties

Overzicht donaties
Hier zie je de donaties die aan deze actie gedaan zijn. Een actiestarter ziet minder informatie staan als deze op het 'i'tje' klikt (voorbeeld). Sitebeheerder kunnen hier ook een download maken van alle donaties bij deze actie
Handmatige donaties
Hier kun je een handmatige donatie toevoegen en die wordt dan aan deze actie toegevoegd.

Prestaties
Hier kan een actiestarter prestaties toevoegen, koppelen met Strava en een doelafstand instellen. Meer over prestaties lees je hier.

Mijn inschrijving
Hier staat een overzicht van alle ingevulde gegevens bij de aanmelding. Een actiestarter kan eventueel de activiteit wijzigen als die functionaliteit in is gesteld. Sitebeheerders kunnen hier het aantal deelnames, de activiteit en de antwoorden op de extra vragen aanpassen.

Acties verplaatsen

Het kan zijn dat iemand een actie op een verkeerde plek aan heeft gemaakt. Je kunt dan eenvoudig de actie weer naar de juiste plek zetten:

Je gaat naar het overzicht acties en klikt op de drie puntjes en vervolgens op verplaatsen

Vervolgens zoek je de plek waar je de actie naartoe wilt verplaatsen en klik je op verplaatsen.

Let op: Als je een actie verplaatst naar een segment, of van een segment naar een ander segment of homepage dan verandert de url!

Als je geen segmenten gebruikt dan blijft de url hetzelfde.

Handmatig acties toevoegen

Je kunt ook handmatig acties toevoegen. Dit kun je doen door naar de plek te gaan waar je de actie toe wilt voegen en vervolgens naar acties te gaan. Daarna klik je (rechtsbovenin) op toevoegen.

Vervolgens selecteer je de eigenaar. Als deze al bekend is zoek je deze in het zoekscherm. En anders klik je op Account toevoegen.

Je maakt dan eerst een nieuwe account aan, waar de actie aan wordt gekoppeld

Vervolgens vul je de actiegegevens in en wordt de actie aangemaakt.

Als een actie via het dashboard aan wordt gemaakt dan worden er geen mails gestuurd. Je kunt eventueel zelf nog een welkomstmail sturen vanuit het actie-overzicht door op de drie puntjes te klikken > Verstuur welkomstmail opnieuw. Ook wordt er geen mail om je wachtwoord mee in te stellen gestuurd naar accounts die via het dashboard aan zijn gemaakt. Die kun je handmatige sturen via Accounts > Gebruikers > Verstuur wachtwoord. Of kan aangevraagd worden aan de voorkant via Wachtwoord vergeten.

E-mails aan actiestarters

De volgende mails zijn gekoppeld aan actiestarters:

Welkomstmail na aanmaken actie
Deze kun je instellen op basis van het aantal eerdere deelnames. Je kunt deze mail ook later nog versturen door vanuit het actie-overzicht op de drie puntjes te klikken > Verstuur welkomstmail opnieuw.
Welkomstmail na lid worden team
Deze wordt verstuurd al je je als teamlid inschrijft. Je kunt de mail ook instellen op basis van het aantal eerdere deelnames.
Donatie ontvangen
Deze wordt gestuurd nadat er een donatie direct op de actie is gedaan
Team heeft een donatie ontvangen
Deze wordt gestuurd bij een directe donatie aan het team (dus niet aan een teamlid)
Herinnering na toezeggen donatie
Deze wordt gestuurd x dagen na het toezeggen van een donatie. Toegezegde donaties zijn donaties die je op de mobiele weergave kunt doen door op 'betaal later' te klikken. Die functionaliteit kan worden uitgezet. De mail is te kopiëren en dan is het aantal dagen aan te passen.
Geen donaties ontvangen
Deze mail wordt standaard na 14 dagen gestuurd, maar dat aantal kan worden aangepast. En wordt alleen gestuurd als er nog geen donaties zijn ontvangen.
Streefbedrag van de actie is bereikt
Deze mail wordt verstuurd op basis van een percentage van het streefbedrag. Je kunt de mail kopiëren en dan een eigen percentage instellen. Als je meerdere mails in hebt gesteld die met een enkele donatie behaald worden, dan gaat alleen de mail af die aan de hoogste conditie voldoet. Heb je bijvoorbeeld een mail op 30% en op 60% van je streefbedrag ingesteld, en komt er een donatie waarbij je in een keer 100% van je streefbedrag ophaalt, dan gaat alleen de mail op 60% af.
Tipmail na aanmelding
Deze mail is ook te kopiëren en wordt x dagen na het aanmaken van de actie gestuurd.
De ingestelde afteldatum is binnenkort bereikt
Deze mail gaat af op x dagen voor het bereiken van de afteldatum. Je kunt de mail kopiëren.
Maak je actie persoonlijk met een afbeelding
Deze mail wordt x dagen na het aanmaken van de actie gestuurd indien er geen actiefoto is geüpload. Je kunt deze mail kopiëren.
Meer opgehaald dan ingesteld bedrag
Deze mail wordt verstuurd op basis van een ingesteld bedrag. Je kunt de mail kopiëren en dan een eigen aantal instellen. Als je meerdere mails in hebt gesteld die met een enkele donatie behaald worden, dan gaat alleen de mail af die aan de hoogste conditie voldoet.
Team heeft meer opgehaald dan ingesteld bedrag
Deze mail wordt verstuurd op basis van een ingesteld bedrag. Als het teamtotaal dat bereikt gaat de mail af. Je kunt de mail kopiëren en dan een eigen aantal instellen. Als je meerdere mails in hebt gesteld die met een enkele donatie behaald worden, dan gaat alleen de mail af die aan de hoogste conditie voldoet.
Project is afgesloten door projectbeheerder
Deze mail gaat af als een project wordt afgesloten. Alle onderliggende acties worden hier dan over geïnformeerd (mits deze mail aan staat). Let hier dus op voordat je een project sluit.
Nieuwsbericht toegevoegd
Als je een nieuwsbericht toevoegt kun je ervoor kiezen deze te delen met alle direct onder dat niveau liggende acties. Die ontvangen hier dan nieuws van.
Prestatiedoel van de actie is bereikt
Deze mail is gekoppeld aan de prestatietracker. Als dit doel in zijn geheel bereikt wordt gaat deze mail af.

Mails worden alleen gestuurd als de actie zichtbaar is en de actie niet gesloten is.

FAQ

Kun je een welkomstmail opnieuw versturen aan een actiestarter?

Hoe zorg ik dat een actie niet getoond wordt op het platform?

Kan ik de tekst van de actie starten knop wijzigen?

Wat kan een actiestarter allemaal zien als hij/zij inlogt?

Waarom werkt mijn link naar het starten van een actie niet?

Wat zijn de afmetingen van foto's bij acties?

Hoe werken de toplijstjes? Kun je die aanpassen?

Ook interessant

Standaard instellingen voor acties en teams

Instellingen ⟶ Standaard actie-instellingenCreativiteit is niet iedereen gegeven. En ook niet iedereen heeft het geduld om overal in de aanmeldflow eigen teksten te bedenken of om een eigen foto te uploaden. Help de gebruiker een handje door alvast een titel, omschrijving of een foto in te vullen! Deelnemers die alleen mee willen doen hoeven geen onnodige drempels te nemen, wat de conversie ten goede komt. Maar deelnemers die actief hun eigen actie willen managen kunnen nog steeds hun eigen invulling geven aan de foto, titel en omschrijving. Standaard actie-instellingen wijzigenActiefoto wijzigenKlik op Upload actiefotoSelecteer de locatie van de fotoAls een actievoerder geen foto geüpload heeft dan wordt deze foto standaard getoondStandaard actietitel wijzigenVul de actietitel in die je wilt gebruikenDruk op opslaan Deze titel verschijnt vooringevuld in de aanmeldflow en is door de gebruiker zelf nog aan te passen.Standaard actieomschrijving wijzigenVul de omschrijving in die je wilt gebruikenDruk op opslaanDeze omschrijving verschijnt vooringevuld in de aanmeldflow en is door de gebruiker zelf nog aan te passen.Instellingen ⟶ Standaard team-instellingen Standaard team-instellingen wijzigenOok voor het aanmaken van een team kunnen al teksten ingevuld worden. Bij de standaard teaminstellingen gaat het om de standaard teamtitel en -omschrijving. Dit alles om sneller door de aanmeldflow heen te kunnen lopen. De gebruiker kan er dan voor kiezen deze tekst te houden of er zijn eigen invulling aan te geven. Deze optie hebben we nu ook beschikbaar gemaakt voor teams! Je kunt een standaard teamtitel en beschrijving ingeven. Standaard teamtitel wijzigenVul de teamtitel in die je wilt gebruikenDruk op opslaan Deze titel verschijnt vooringevuld in de aanmeldflow en is door de gebruiker zelf nog aan te passen.Standaard teamomschrijving wijzigenVul de omschrijving in die je wilt gebruikenDruk op opslaanDeze omschrijving verschijnt vooringevuld in de aanmeldflow en is door de gebruiker zelf nog aan te passen.Cap op aantal teamleden Als je een event hebt waarbij je een maximaal aantal teamleden hebt dan kun je dit instellen via Instellingen > Standaard actie-instellingen. Alle teams die dan aan worden gemaakt die mogen maximaal dat ingestelde aantal leden hebben. Je kunt via Instellingen > Standaard team-instellingen een maximum instellen via Teamleden limietAls je daar kiest voor "Ja, ik wil een limiet opgeven voor teams onder deze pagina." dan kun je daar het maximum aantal teamleden instellen. De actiestarter die zelf ook teamcaptain is telt ook mee als actie. Na het activeren worden eventueel door de teamcaptain ingestelde limieten overschreven. Als je die op een later moment echter weer terugzet dan wordt ook die eerder ingestelde limiet weer teruggezet.Bestaande teams die al meer leden hebben dan je ingestelde maximum blijven wel intact. Stel je hebt een team van 6 man, en je stelt een maximum in over het hele project van 4 mensen per team, dan blijft dat team wel die zes mensen houden. Zorg er daarom voor dat je het voorafgaand al goed hebt ingesteld. Dit kan een sitebeheerder, segmentbeheerder en projectbeheerder doen.De optie 'teamleden toestaan' verdwijnt op het moment dat je een maximaal aantal teamleden instelt over een bepaald niveau. Een teamcaptain kan dus dus niet meer zelf het maximum instellenJe kunt de cap op siteniveau, segmentniveau en projectniveau instellen en er zit geen erving in (het is dus alleen voor dat niveau).Komt u er niet uit? Neem contact met ons op!

Actie starten blokkeren

Je kunt per niveau (website/segment/project) aangeven of er acties gestart mogen worden. Standaard staat er aan dat er acties gestart mogen worden, maar via Instellingen > Actie starten blokkeren kun je dit per niveau aan- of uitzetten. Nu kunnen er acties gestart worden: (zie ook de tekst rechts):Nu is het niet mogelijk om acties te starten:

Retentie van deelnemers

De retentie-functionaliteit houdt in dat de actiestarter/deelnemer wordt gevraagd hoe vaak hij of zij al eerder heeft meegedaan. Op basis daarvan kun je een afwijkend streefbedrag instellen, andere mails sturen op basis van het aantal deelnames en een badge toevoegen op de actiepagina. Dit is met name handig voor events die bijvoorbeeld jaarlijks georganiseerd worden.Inhoud artikelInstellen editiesDefault streefbedrag afhankelijk van aantal deelnamesWelkomst e-mail - Welkom terug!Badges - Maak het zichtbaar voor iedereen Instellen editiesVia Instellingen > Edities kun je per niveau (website, segment, project) instellen de hoeveelste editie het is. Je stelt kiest eerst de editie:Hierbij geldt dat er geen sprake is van erving. Als je op websiteniveau de 7e editie instelt wordt dit niet overgenomen op een onderliggend project. Daar moet je het dan dus alsnog handmatig instellen.Na het instellen komt er in de aanmeldflow dan een extra verplichte vraag te staan:Vervolgens kunnen er op basis van het gegeven aantal eerdere deelnames andere functies worden getriggerd:Default streefbedrag afhankelijk van aantal deelnamesAfhankelijk van het gekozen aantal, kan het voorgestelde streefbedrag variëren.Voorbeeld: Doe je voor de eerste keer mee, dan is het minimale streefbedrag €300,-. Die je voor de tweede keer of vaker mee aan dit evenement, dan is het minimale streefbedrag € 250,-.Dit kan je instellen op het niveau waar men zich kan inschrijven, onder Instellingen > Instellen streefbedragen. Daar kan er worden gekozen voor een streefbedrag, afhankelijk van het aantal deelnames. Op deze manier kun je deelnemers die al een keer een heel hoog bedrag op hebben gehaald, een volgende keer een lager minimaal bedrag laten ophalen. In de praktijk zie je dan vaak dat ze alsnog een mooi bedrag ophalen, terwijl de drempel om weer mee te doen en een bedrag te vragen lager is. Welkomst e-mail - Welkom terug!Op basis van het aantal deelnames is een andere welkomst e-mail te versturen. Zodoende kun je de deelnemer met een andere toon aanspreken als hij al eerder heeft meegedaan of als hij aan alle edities heeft deelgenomen. Badges - Maak het zichtbaar voor iedereenIn de media (afbeelding/video) op de actiepagina kun je een badge tonen voor x deelnames. Zo kun je een afbeelding over de media heen leggen, bijvoorbeeld een kroontje of medaille. Daarmee wordt het op de site voor iedereen zichtbaar dat iemand al meerdere keren heeft meegedaan! Zie ook het supportartikel Badges voor enkele voorbeelden. Wil je gebruik maken van de retentie functionaliteit? Geef even aan seintje via support@kentaa.nl of een chatbericht, dan zetten wij het graag voor je aan en kun je daarna zelf per niveau de edities instellen.

Extra vragen in de aanmeldflow, het donatieformulier en een aangepast formulier op maat

Het is binnen het platform mogelijk om extra informatie uit te vragen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het uitvragen van een shirtmaat, expliciete toestemming van de ouders, het akkoord gaan met het extra deelnemersreglement etc. Maar ook bijvoorbeeld het uitvragen van extra informatie bij het doen van een donatie voor het aanvragen van fiscale attesten of een speciale opt-in om gebeld te worden. Er zijn drie plekken waar wij voor jullie extra vragen toe kunnen voegen. In de aanmeldflow, het donatieformulier en in een aangepast formulier. De extra vragen kun je zelf niet toevoegen. Mocht je dit willen dan kun je contact met ons opnemen en voegen wij deze toe. Inhoud artikelSoorten extra vragenInvulveldenTekstveldTekstareaMeerkeuzemogelijkhedenDropdownRadioCheckboxExtra tekstWaar kunnen extra vragen toegevoegd worden?AanmeldflowDonatieformulierAangepast formulier op maatOp welke niveaus kunnen extra vragen toegevoegd worden?Waar zie ik de ingevulde antwoorden op de extra vragen? Soorten extra vragenInvulveldenWe hebben twee soorten invulvelden, een tekstveld en een tekstarea. Deze twee onderscheiden zich door de grootte van rijen die worden weergegeven. Als je een kort antwoord verwacht dan kies je voor een tekstveld. Hierin stel je een vraag (die een maximum van 40 tekens heeft) een vult de gebruiker een antwoord in: Als je een langer antwoord verwacht kun je werken met een tekstarea: PlaceholderBij een tekstveld of -area kun je een placeholder opgeven. Deze komt dan bij het invullen van de vraag tevoorschijn. Dit kan handig zijn als je de informatie op een bepaalde manier wilt ontvangen, bijvoorbeeld "vul hier de datum in dd-mm-yyyy".ValidatietypesJe kunt een specifieke vorm van een antwoord laten opgeven. Bijvoorbeeld als je een bepaalde datum uitvraagt of een bankrekeningnummer. Als er dan informatie opgegeven wordt die niet voldoet aan die specifieke validatie-eisen, dan wordt het antwoord niet geaccepteerd. Dit zijn de validatietypes die we hebben: MeerkeuzemogelijkhedenWe hebben drie mogelijkheden voor meerkeuzeopties, en bij alle drie kun je er eventueel ook voor kiezen maar één optie weer te geven. Dit zijn de dropdown, radio en checkbox:DropdownBij de dropdown stel je een vraag waarna de gebruiker op de antwoordmogelijkheid moet klikken om deze uit te klappen. Daar kan deze dan een van de keuzes selecteren. RadioBij de radio is de eerste antwoordmogelijkheid default geselecteerd. De gebruiker kan dan kiezen om in plaats van die ene een andere mogelijkheid te selecteren.CheckboxHierbij kan men een of meerdere antwoordmogelijkheden zelf aanvinken.Bij alle bovenstaande vragen (op de radio na) kun je aangeven of dat de vraag verplicht is of optioneel. Extra tekstOm de vragen in te leiden, of wat extra informatie te geven kunnen we titels en infotekst invoegen. Een titel heeft een net iets groter lettertype dan de infotekst. Waar kunnen extra vragen toegevoegd worden?Er zijn drie plaatsen waar we extra vragen toe kunnen voegen. In de aanmeldflow, op het donatieformulier en in een aangepast formulier.AanmeldflowDe extra vragen worden in de aanmeldflow uitgevraagd na het aanmaken van de sponsorpagina (of teampagina/bedrijfspagina) en voor de webshop/startdonatie/overzichtspagina (afhankelijk van welke stappen er in de aanmeldflow zijn):DonatieformulierHet toevoegen van extra vragen aan het donatieformulier werkt hetzelfde en deze zie je vervolgens onder de persoonsgegevens staan. Het enige verschil is dat er op deze plek geen bijzondere persoonsgegevens uitgevraagd mogen worden. Aangepast formulier op maatWe kunnen een aangepast formulier op maat maken. Deze is in de vorm van een menu-item en hierin kun je (los van de aanmeld- en donatieflow) informatie opvragen.Je geeft een e-mailadres op en de ingevulde formulieren worden één op één doorgestuurd naar dat e-mailadres. Deze komen binnen als losse mails en je kunt hier geen Excel-bestand van downloaden.Optioneel kun je nog een bestemmings-url instellen waar de gebruiker, na het invullen van het formulier, automatisch naar door wordt gestuurd.Hieronder enkele voorbeelden van toepassingen van aangepaste formulieren:Aangepast formulier van de Giro di Muscoli voor deelnemers aan de familie-etappeHier vragen ze de deelnemers de namen in te vullen. Aangepast formulier van de Nacht van de Vluchteling om los t-shirts te bestellenAangepast formulier van de Stichting Metakids voor een deelnemersactie.Een actiestarter verkoopt schelpen en deze kunnen via dit formulier besteld worden. Deze actiestarter krijgt de ingestuurde mails binnen en kan de bestellingen matchen aan het betalingskenmerk.Op welke niveaus kunnen extra vragen ingesteld worden?Aangepaste formulieren komen altijd als menu-item terug, maar extra vragen voor de aanmeld- of donatieflow kunnen we op verschillende niveaus instellen. Hieronder zie je welke:Overal op de websiteAlleen op de homepageOp de homepage van een segmentOp een specifiek projectDaarnaast kun je kiezen tussen of de extra vragen gesteld moeten worden aan een actievoerder, een teamstarter of een bedrijfstarter.Waar zie ik de ingevulde antwoorden op de extra vragen?Bij het donatieformulier zie je deze in je dashboard bij de donatie zelf staan als je op het 'oogje' klikt. Daarnaast kun je deze vinden in het Excel-bestand van de donaties. Daar is een extra tabblad bijgekomen waar de ingevulde antwoorden op de extra vragen staan.Bij de aanmeldflow zie je de extra vragen bij de acties/deelnemers staan als je op het 'oogje' klikt. Daarnaast kun je deze vinden in het Excel-bestand van de acties. Ook daar is een extra tabblad bijgekomen waar de ingevulde antwoorden op de extra vragen staan. Bij de teams en bedrijven werkt het op dezelfde manier (klikken op oogje, en in de export van respectievelijk teams en bedrijven)Bij een aangepast formulier worden de ingevulde resultaten gemaild naar het opgegeven e-mailadres. Wil je extra vragen toegevoegd hebben? Neem dan contact met ons op.

Kortingscodes

Instellingen ⟶ Kortingscodes
Soms heb je die speciale sponsor, tien medewerkers van een bepaalde organisatie of iemand die zich vorig jaar ook heeft ingezet, die een korting verdienen op hun inschrijving. Hiervoor is de kortingscode-functionaliteit in het leven geroepen. Het is met deze functie mogelijk om een of meerdere kortingscode(s) aan te maken waarmee men minder inschrijfgeld hoeft te betalen.

00:00 - Welkom00:21 - Waar vind je de kortingscode optie binnen het dashboard00:37 - Het aanmaken van een kortingscode03:51 - Hoe de kortingscodes ingezet worden

Kortingscodes toevoegen
Kortingscodes gebruiken

Kortingscodes toevoegen

Klik op Kortingscodes toevoegen
Vul een omschrijving inAan de linkerkant bij 'Korting' kun je de soort code en de korting instellen:
Kies voor Eenmalige code of Herbruikbare code

Een Eenmalige code is een code die slechts één keer gebruik wordt. Kies deze als je verschillende codes wilt gebruiken. Bijvoorbeeld bij het persoonlijk uitdelen van codes op een evenement.
Een Herbruikbare code is een generieke code, die meerdere keren gebruikt kan worden. Deze code wordt gegenereerd en is daarna een ingesteld aantal keren (of oneindig) te gebruiken.

Kies het type korting

Bij Percentage (%) wordt er een bepaald kortingspercentage gegeven op het inschrijfgeld.
Bij Vast bedrag (€) wordt er een vaste korting op het inschrijfgeld gegeven. Dit kan echter nooit lager worden dan 0.Aan de rechterkant kun je nu instellen hoe je de code wenst te genereren

Kies voor Genereer automatisch of Bepaal zelf de tekst

Bij Genereer automatisch wordt de tekst van de kortingscode random bepaald
In het geval van Bepaal zelf de tekst kun je een eigen tekst van de kortingscode (onderaan) opgeven. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als je de kortingscode voor promotionele doeleinden gebruikt. Je kunt bij een eigen kortingscode alleen de hoofdletters A-Z, 0-9 en streepjes gebruiken en geen spaties.

Vul het aantal codes in (max. 500 per batch in het geval van een Eenmalige code)
Je kunt er daarna voor kiezen een Einddatum en -tijd aan de code te koppelen. Als je geen einddatum op wilt geven kun je dit veld leeg laten.
Klik op Opslaan
Vervolgens keer je terug in het overzicht en kun je kortingscode(s) onder het blauwe oogje () bekijken
Evt.: download een export van de kortingscodes d.m.v. Maak Excel-bestand

Kortingscodes in gebruik

Zodra een actiestarter een Eenmalig bruikbare kortingscode in gebruik heeft genomen wordt deze (onder het blauwe oogje) doorgestreept. Het exacte tijdstip wanneer de kortingscode in gebruik is genomen en door welke actiestarter wordt vermeld. Tevens is met de button Bekijk te bekijken om welke actiestarter het gaat. De code kan hierna niet meer gebruikt worden.
In het geval een Herbruikbare code wordt gebruik, dan geeft het oogje weer wanneer en door wie deze code is gebruikt. Ook hiervan is een Excel-bestand te downloaden.
In het Overzicht donaties (onder menu-item Donaties) wordt aangegeven of een kortingscode is gebruikt d.m.v. het volgende icoon:
In de Donaties-export wordt vermeld in de kolom Korting hoeveel korting de actiestarter op het inschrijfgeld heeft gekregen. In de kolom Kortingscode staat de gebruikte code.
Op de pagina Mijn inschrijving die elke actiestarter heeft, staat ook vermeld of er gebruik is gemaakt van een kortingscode en welk effect dit heeft gehad op de inschrijving.

Documenten

Het kan zijn dat voor een bepaald evenement deelnemers een medische verklaring moeten kunnen uploaden om aan te tonen dat ze mee kunnen doen. Of wellicht een ander document nog specifiek moeten ondertekenen en opsturen.Aanzetten documenten uploadenDit kan handig via documenten. Via Instellingen > Documenten uploaden kun je aangeven of dat er na aanmelding documenten moeten worden geüpload. Je kunt hier in de omschrijving aangeven wat er geüpload moet worden:Mails over documentenAan actiestarters wordt vervolgens gevraagd om hun documenten te uploaden. Bij nieuwe aanmeldingen wordt de mail aan actiestarters "Verzoek documenten te uploaden na aanmelden deelnemer" gestuurd. Default staan ook de twee mails hieronder nog aan:Je kunt die eventueel uitzetten of via het kopieericoontje het aantal dagen aanpassen.Documenten uploadenIn de mails staat een link om naar 'mijn inschrijving' te gaan. Hiervoor dient de actiestarter in te loggen en op 'Mijn inschrijving' te klikken. Bovenin staat een melding dat er nog documenten geüpload moeten worden:Onderin kan de actiestarter zijn documenten uploaden:De tekst uit de omschrijving komt boven 'Upload bestand' te staan.Na het uploaden van het bestand komt het er zo uit te zien: Controleren documentenAls de mail aan sitebeheerder 'Document(en) geüpload' aan staat dan krijgt de sitebeheerder een bericht nadat een actiestarter documenten geüpload heeft. In die mail staat een link om direct naar de juiste pagina te gaan.Je kunt ook naar het overzicht van acties gaan om te zien of dat de actiestarters hun documenten al geüpload hebben:Je hebt deze icoontjes:Geen document(en) geüploadGeen document(en) geüpload, niet gecontroleerdDocument(en) goedgekeurdAls je vervolgens de actie beheert en naar 'Mijn inschrijving' gaat kun je de documenten checken. Je kunt ervoor kiezen deze af te keuren door op verwijderen te klikken, of goed te keuren door onderaan het vakje aan te vinken:Als de documenten verwijderd worden verschijnt de melding opnieuw in beeld voor de actiestarter en dient hij deze opnieuw te uploaden.Als je een export maakt van alle acties dan zie je twee kolommen staan die van toepassing zijn op de documenten. Dat zijn de kolommen:Aantal documentenDocumenten goedgekeurd

Inschrijfgeld

Bij de aanmelding van een deelnemer/actiestarter is het mogelijk om inschrijfgeld te vragen. Het inschrijven voor het evenement en het opmaken van de persoonlijke actiepagina is dan één geïntegreerd proces.Het inschrijfgeld dient altijd betaald te worden bij het aanmaken van een actie, ongeacht of je je aanmeldt als lid van een team of als een individuele deelnemer. Inschrijfgeld is op meerdere niveau's toe te voegen en 'druppelt' door naar beneden. Wanneer op website-niveau inschrijfgeld wordt toegevoegd, krijgen eventuele segmenten en projecten ditzelfde inschrijfgeld mee. Vervolgens is het mogelijk om het inschrijfgeld te overschrijven indien er een afwijkende waarde op het betreffende niveau is. Het is mogelijk om meerdere inschrijfgeld-opties (met verschillende bedragen) toe te voegen.Deelnemers kunnen zelf bepalen hoe ze ingeschreven willen worden. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn bij:Verschillende afstanden met een verschillend starttarief;Leeftijdsgroepen waarbij kinderen een gereduceerd tarief betalen;Naast het reguliere inschrijftarief een 2e tarief bieden waarbij een T-shirt van het evenement wordt aangeboden.Inhoud:Inschrijfgeld toevoegenInschrijfgeld wijzigenGekozen inschrijfgeld inzienInschrijfgeld toevoegenInstellingen ⟶ InschrijfgeldMet de knop Inschrijfgeld toevoegen kun je de optie(s) toevoegen, waarbij een titel en bedrag wordt gevraagd. Hiernaast wordt gevraagd of het betaalde inschrijfgeld meegenomen moet worden in de tellerstand op de website. Meestal is het inschrijfgeld bedoeld om de onkosten te vergoeden en wordt het niet meegenomen (als donatiegeld) in de tellerstand, maar dit kan natuurlijk variëren.Inschrijfgeld wijzigenInstellingen ⟶ InschrijfgeldDoor op de Wijzigen-knop te klikken is het mogelijk de titel en het bedrag van de optie aan te passen. Dit kan handig zijn bij het aanbieden van een early bird-optie, waarbij het bedrag na verloop van tijd wordt verhoogd. Gekozen inschrijfgeld inzien- De actievoerder zelf en de sitebeheerder kunnen door de actie te beheren onder Mijn inschrijving terugzien welk inschrijfgeld de actievoerder heeft betaald. Daarnaast is de inschrijfgeld-keuze in te zien in de exports van de deelnemers. - Op de actiepagina staat het gekozen inschrijfgeld altijd weergegeven. Dit is een vast element van de pagina en is niet te verbergen. Wanneer de titel van het inschrijfgeld simpelweg "Inschrijfgeld" is, wordt deze niet weergegeven.- Inschrijfgeld komt terug in de Excel-export van alle actiestarters en van de donaties.

Teampagina

Je kunt je inschrijven als individu, maar kunt ook een team starten of lid worden van een bestaand team. Als team heb je een eigen teampagina, waar je meer informatie over het team ziet en kunt inzien wie de teamleden zijn. Hier kun je als teamcaptain nieuwsberichten toevoegen en de teampagina bewerken. Bekijk hier het filmpje over het beheren van teams, of lees hieronder verder over specifieke onderdelen.00:00 - Welkom00:29 - Overview en download team01:23 - Pas een team aan02:38 - Handmatig een team aanmaken03:42 - Teamleden aanmaken04:12 - Teamcaptain aanstellen05:20 - Team verplaatsen05:49 - Andere opties Inhoud artikelTeamcaptainContentInstellingenDonatiesTeamledenBeheer teamTeamcaptain veranderenTeamleden toevoegen aan een teamTeamleden verwijderenEen team toevoegen via het dashboardEen team starten als actiestarter na aanmeldingCap op aantal teamleden TeamcaptainDe teamcaptain is degene die het team gemaakt heeft en daarmee degene die het beheer over het team heeft. De teamcaptain kan het volgende doen:ContentWijzigen teamnaam, profielfoto, titel en teamomschrijving (Content > Motivatie)Toevoegen afbeelding of video aan teampagina (Content > Foto's en video's)Toevoegen sponsorlogo's (Content > Sponsorlogo's)Toevoegen nieuwsberichten (Content > Blog)InstellingenTeamleden toestaan (Instellingen > Teamleden toestaan)Hier kan de teamcaptain kiezen voor onbeperkt aantal leden toestaan, een bepaald aantal teamleden toestaan (let op: als er een activiteit gekozen moet worden dan is deze optie er niet), of geen teamleden meer toestaanTeam sluiten (Instellingen > Pagina sluiten)Instellen streefbedrag team (Instellingen > Streefbedrag)DonatiesDe teamcaptain kan alle donaties die op teamleden gedaan zijn inzien door op de 'i' achter de donatie te klikken. TeamledenEen teamcaptain kan actievoerders verwijderen uit zijn of haar team. Dit kan bij de overzichtspagina teamleden, door op de drie puntjes achter een van de teamleden te klikken en te kiezen voor 'Verwijder uit team'. Ook kan een teamcaptain meer informatie over de acties van de teamleden zien door op de 'i' onder de drie puntjes te klikken. Beheer teamAls sitebeheerder kun je per actie direct zien of deze lid is van een team of niet. Dit zie je door de volgende iconen:ActiestarterTeamlid Teamstarter Teamcaptain veranderenJe kunt de eigenaar van een team aanpassen. Dit doe je door naar teams te gaan en het team op te zoeken. Vervolgens klik je op de drie puntjes achter het team en kies je voor 'gebruiker toewijzen'. Vervolgens selecteer je de nieuwe eigenaar van het team (indien nodig kun je hiervoor eerst een nieuwe gebruiker aanmaken). Teamleden toevoegen aan een teamAls iemand zich in heeft geschreven en daarna erachter komt dat hij of zij liever in een team had gezeten dan kan die persoon dat zelf niet wijzigen, dat kan alleen een sitebeheerder doen. Het toevoegen van een bestaande deelnemer/actievoerder aan een team is in feite niet meer dan het verplaatsen van deze actie naar het team. Als eerste zoek je de actie op door naar 'Acties' te gaan. Vervolgens klik je op de drie puntjes en selecteer je verplaatsen. Je zoekt het team op en klikt op verplaatsen. Daarna komt de actiepagina onder het team te hangen en is die persoon lid geworden van het team.Teamleden verwijderenEen teamlid is niets meer dan een actiepagina die gekoppeld is aan het team. Als je een teamlid verwijdert, dan is de pagina niet meer gekoppeld aan het team, maar de actiepagina van de verwijderde persoon blifjt gewoonintact. Je kunt een teamlid als volgt verwijderen: Zoek het team op en druk op beheren. Klik vervolgens op Teamleden. Daarna klik je op de drie puntjes achter het teamlid dat je wilt verwijderen en kies je voor verwijder uit team. Een team toevoegen via het dashboardJe kunt ook via de achterkant een team aanmaken. Hiervoor ga je eerst naar de plek waar je het team aan wilt maken. Bijvoorbeeld op siteniveau (als je inschrijvingen op websiteniveau zijn), onder een segment of onder een project. In het geval je het team onder een project toe wilt voegen zoek je eerst het project op en beheer je deze. Daarna ga je naar teams en klik je op team toevoegen. Een team heeft altijd een teamcaptain, dus je kunt deze koppelen aan een bestaande account, of een nieuwe account toevoegen. Nadat het team gekoppeld is aan een account hoef je alleen nog maar de teamnaam, teamtitel en teamomschrijving in te vullen.Een team starten als actiestarter na aanmeldingNa aanmelding van een actie kun je als actiestarter eventueel ook nog een team starten. Dit kan via de knop team starten:Je kunt dan via het dashboard een team aanmaken:Na het invullen van alle informatie (ook bijvoorbeeld extra vragen aan de teamcaptain) wordt het team aangemaakt. De actie waar dit team mee aan is gemaakt wordt dan teamcaptain. Er worden na het aanmaken van het team geen mails gestuurd. Je ziet de knop om het team aan te maken alleen als:Je nog geen team hebtHet mogelijk is om een team te starten (Dus via Instellingen > Aanmeldflow > Aanmeldopties)Het mogelijk is een actie te starten. Dus het actiestarten moet niet geblokkeerd zijn en er moeten nog vrije plekken zijnAlleen sitebeheerders en de actiestarter zelf kunnen dit doen. De knop is niet zichtbaar voor segment- en projectbeheerders.Cap op aantal teamleden Als je een event hebt waarbij je een maximaal aantal teamleden hebt dan kun je dit instellen via Instellingen > Standaard team-instellingen. Alle teams die dan aan worden gemaakt die mogen maximaal dat ingestelde aantal leden hebben. Je kunt via Instellingen > Standaard team-instellingen een maximum instellen via Teamleden limiet:Als je daar kiest voor "Ja, ik wil een limiet opgeven voor teams onder deze pagina." dan kun je daar het maximum aantal teamleden instellen. De actiestarter die zelf ook teamcaptain is telt ook mee als actie. Na het activeren worden eventueel door de teamcaptain ingestelde limieten overschreven. Als je die op een later moment echter weer terugzet dan wordt ook die eerder ingestelde limiet weer teruggezet.Bestaande teams die al meer leden hebben dan je ingestelde maximum blijven wel intact. Stel je hebt een team van 6 man, en je stelt een maximum in over het hele project van 4 mensen per team, dan blijft dat team wel die zes mensen houden. Zorg er daarom voor dat je het voorafgaand al goed hebt ingesteld. Dit kan een sitebeheerder, segmentbeheerder en projectbeheerder doen.De optie 'teamleden toestaan' verdwijnt op het moment dat je een maximaal aantal teamleden instelt over een bepaald niveau. Een teamcaptain kan dus dus niet meer zelf het maximum instellenJe kunt de cap op siteniveau, segmentniveau en projectniveau instellen en er zit geen erving in (het is dus alleen voor dat niveau).

Wijzigingen AVG

De volgende wijzigingen zijn op 20 oktober 2022 (Kentaa Premium en Kentaa Forms) en op 18 oktober 2022 (Digicollect) live gegaan: (Update: op 20 juni 2023 zijn er nog enkele aanpassingen live gegaan. Zie punt vier van dit artikel)
Inhoud:Kentaa Premium

Algemene voorwaarden en privacy
Opt-ins zijn soft opt-ins geworden

Op de hoogte houden
Bij het invullen van je telefoonnummer
Nieuwsbrief

Aangeven of gegevens gedeeld mogen worden
Update 20 juni 2023: Aanpassing in tonen naam donateur

Digicollect

Algemene voorwaarden en privacy
Opt-ins zijn soft opt-ins geworden

Mobiel nummer
Nieuwsbrief

Aangeven of gegevens gedeeld mogen worden

Kentaa Premium (incl. Kentaa Forms):
In de Academy van 20-01-2022 werden de wijzigingen besproken:

Kentaa Academy 20-01-2022
0:00 Introductie 1:32 A/B testing van donatiebedragen12:17 A/B testing samenvatting en vragen16:01 Badges voor actiestarters 20:12 Badges samenvatting en vragen26:54 Nieuwe SUMO34:37 SUMO samenvatting 37:50 Consentregistratie voor de telecomwet*43:50 Consentregistratie samenvatting en vragen

1. Algemene voorwaarden en privacy
Volgens de Autoriteit Consument & Markt zijn de algemene voorwaarden geldig als de consument weet dat deze van toepassing zijn op het moment dat hij of zij de dienst bij jou afneemt. Je moet de algemene voorwaarden dus ter beschikking stellen en klikbaar maken in de aanmeld- en donatieflow. - Bron
Bij het aanmaken van een actie én bij het doen van een donatie hoeft de gebruiker dus geen akkoord meer te geven op de algemene voorwaarden. Je gaat hier automatisch akkoord mee bij het doen van de donatie of als je verder gaat in de flow:

Omdat je nu ook automatisch akkoord bent met de privacyverklaring hebben we dit ook aan de api toegevoegd. Dit wordt bij nieuw aangemaakte acties na 20 oktober automatisch opgeslagen als consent. Voor oude actiestarters / donateurs wordt deze data niet met terugwerkende kracht opgeslagen.
2. Opt-ins zijn soft opt-ins geworden
Normaliter moet een consument een actieve opt-in geven op het moment dat hij of zij een nieuwsbrief wil ontvangen of om telefonisch benaderd te worden. De uitzondering op deze regel is het begrip 'klantrelatie'. Sinds 1 juli 2021 is het begrip 'klantrelatie' verruimd voor goede doelen. Naast een financiële transactie, wordt ook een vrijwilliger en deelnemer van een manifestatie gerekend onder een klantrelatie. Oftewel iemand die voor jou in actie komt, mag gezien worden als een klantrelatie. Voor een donateur was dit al het geval, omdat zij een financiële transactie voltooiden. - Bron
We hebben diverse opt-ins om bovenstaande reden vervangen voor soft opt-ins. Waar je eerder zelf aan moest vinken dat je bijvoorbeeld op de hoogte wil worden gehouden van nieuws, staat dit vinkje nu al standaard aan. Dit geldt ook voor de twee verschillende vinkjes gericht op telefonisch benaderen. Hier is het goed om te weten dat jullie als klant deze consentteksten zelf aan kunnen passen in het dashboard. We hebben het vinkje default aangezet op deze plekken:
Op de hoogte houden
Dit zie je na het doen van een donatie:

b. Bij het invullen van je telefoonnummer in de aanmeldflow of bij het doneren
Het tweede vinkje over marketingdoeleinden kunnen we op verzoek van jullie aanzetten.

c. Nieuwsbrief (bij doneren)

3. Aangeven of gegevens gedeeld mogen worden
De contactgegevens werden (op het moment dat die werden ingevuld door de donateur) gedeeld met de actiestarter. Omdat dit niet altijd wenselijk is, hebben wij ervoor gekozen om een extra soft opt-in toe te voegen bij het doen van een donatie aan een actie, team, bedrijf op project:

Je kunt er als donateur voor kiezen de gegevens niet te delen met de initiatiefnemer van de actie. Dat kan zijn:

De actiestarter
De teamcaptain
De bedrijfsbeheerder
De projectbeheerder

Als je dit vinkje (dat standaard aan staat) uitzet dan worden die gegevens niet gedeeld met de actiestarter. Die ziet deze als Anoniem terug:

In het Excel-bestand is er een extra kolom bijgekomen, helemaal achteraan, met 'contactgegevens delen':

Jullie als sitebeheerders kunnen deze gegevens nog wel bekijken.
4. Update 20 juni 2023: Aanpassing in tonen voornaam donateur
Sinds 20 juni 2023 is er een wijziging live gegaan die betrekking heeft op het volgende scenario:
- Je doet een donatie en kiest bij het doneren ervoor om je gegevens niet te delen met de initiatiefnemer.
Eerder werd de naam aan de voorkant dan altijd als anoniem getoond. Met de logica dat het vreemd is om je gegevens niet te delen met de initiatiefnemer van de actie, maar dat deze aan de voorkant dan alsnog kon zien wie gedoneerd had.
We merkten echter dat het veel vragen en verwarring opleverde bij donateurs. Vooral omdat ze in de veronderstelling waren dat het tonen van de naam alleen gekoppeld was aan het vinkje "Mijn naam afschermen op de website. "
We hebben dat tonen van de naam nu alleen afhankelijk gemaakt van de optie "Mijn naam afschermen op de website." Als dat vinkje niet aan is aangezet, zie je op de website de naam van de donateur staan.
Om het te verduidelijken hebben we de tekst bij het delen met de initiatiefnemer nu aangepast naar: "Mijn contactgegevens delen met de initiatiefnemer van deze actie, zodat deze mij bijvoorbeeld een bedankje mag sturen."
We hopen dat dit het voor de donateur een stuk duidelijker maakt. Dit is een wijziging die per 20 juni in is gegaan. Voor oudere donaties geldt dat deze niet met terugwerkende kracht zichtbaar zijn gemaakt. In het geval je een oude donatie had waarbij aangegeven was dat de gegevens niet gedeeld mochten worden met de initiatiefnemer, daarbij is nu bij elke oude donatie het vinkje bij naam afschermen aangezet. Mocht je een donateur hebben die dit wel getoond wilde hebben dan kun je dat nu aanpassen in het systeem door de donatie op te zoeken en het vinkje op 'niet verbergen' te zetten.
Digicollect
In de academy van 6-10 werden de wijzigingen besproken:

Digicollect Academy 06-10-2022
02:45 - Poules 23:45 - Recente updates 30:00 - AVG wijzigingen 35:04 - Digicollect actiemaand

1. Algemene voorwaarden en privacy
Volgens de Autoriteit Consument & Markt zijn de algemene voorwaarden geldig als de consument weet dat deze van toepassing zijn op het moment dat hij of zij de dienst bij jou afneemt. Je moet de algemene voorwaarden dus ter beschikking stellen en klikbaar maken in de aanmeld- en donatieflow. - Bron
Bij het aanmaken van een collectebus én bij het doen van een donatie hoeft de gebruiker dus geen akkoord meer te geven op de algemene voorwaarden. Je gaat hier automatisch akkoord mee bij het doen van de donatie of als je verder gaat in de flow:

2. Opt-ins zijn soft opt-ins outs geworden
Normaliter moet een consument een actieve opt-in geven op het moment dat hij of zij een nieuwsbrief wil ontvangen of om telefonisch benaderd te worden. De uitzondering op deze regel is het begrip 'klantrelatie'. Sinds 1 juli 2021 is het begrip 'klantrelatie' verruimd voor goede doelen. Naast een financiële transactie, wordt ook een vrijwilliger en deelnemer van een manifestatie gerekend onder een klantrelatie. Oftewel iemand die voor jou in actie komt, mag gezien worden als een klantrelatie. Voor een donateur was dit al het geval, omdat zij een financiële transactie voltooiden. - Bron
We hebben diverse opt-ins om bovenstaande reden vervangen voor soft opt-ins. Waar je eerder zelf aan moest vinken dat je bijvoorbeeld op de hoogte wil worden gehouden van nieuws, staat dit vinkje nu al standaard aan. Dit geldt ook voor de twee verschillende vinkjes gericht op telefonisch benaderen. Hier is het goed om te weten dat jullie als klant deze consentteksten zelf aan kunnen passen in het dashboard.
We hebben het vinkje default aangezet op deze plekken:
Bij het invullen van het mobiele nummer
Bij het aanmaken van een collectebus, als je een telefoonnummer invult staan beide vinkjes voor benaderen voor tips of marketingdoeleinden standaard aan. De functionaliteit om het tweede vinkje te tonen kunnen wij voor je aanzetten:

Nieuwsbrief
Bij het doneren, als je je e-mailadres achterlaat staat dan staat de opt-in voor de nieuwsbrief ook al automatisch aan:

3. Aangeven of gegevens gedeeld mogen worden
De contactgegevens werden (op het moment dat die werden ingevuld door de donateur) gedeeld met de collectant. Omdat dit niet altijd wenselijk is, hebben wij ervoor gekozen om een extra soft opt-in toe te voegen bij het doen van een donatie: 'Mijn contactgegevens mogen gedeeld worden met de collectant.' :

Als je dit vinkje (dat standaard aan staat) uitzet dan worden die gegevens niet gedeeld met de collectant. Die ziet deze als Anoniem in de automatische e-mails:

In het overzicht van donateurs dat een collectant in kan zien is de donatie ook als anoniem te zien:

Jullie als sitebeheerders kunnen deze gegevens nog wel bekijken.

Ticketing

e-Ticketing is een premiumfunctionaliteit (dus niet voor iRaiser Go klanten) die wij op verzoek aan kunnen zetten. Voor acties en deelnemers kun je tickets genereren en automatisch laten mailen. De tickets zijn voorzien van een QR-code en die kun je uiteindelijk via je mobiel, webcam of handmatig afscannen.Inhoud artikelVideo met uitlegKenmerkenInstellen E-ticketsE-tickets gebruiken direct onder deze paginaDeel e-tickets met de koperScannen van ticketsWie kunnen er allemaal scannen?ScannerScanner toevoegenMailsHandmatig scannenScannen via de camera Zie hier ook de uitleg zoals gegeven op de Kentaa Academy van 14 april 2022<span class="fr-mk" style="display: none;"> </span>En het filmpje over de update op 12 augustus (toevoeging scanners):<span class="fr-mk" style="display: none;"> </span>KenmerkenJe kunt tickets instellen per niveau, los van elkaarAls de tickets gedeeld zijn kunnen actiestarters deze ook terugvinden in hun dashboard onder "mijn inschrijving".Als je meerdere deelnemers toevoegt onder hetzelfde e-mailadres krijg je in meerdere tickets binnen (Op dit moment in meerdere mails, maar dat gaan we aanpassen naar een mail met meerdere pdf’s)Je kunt ervoor kiezen de tickets al wel te genereren, maar nog niet te delen (en dit op een later moment pas te doen) Instellen e-ticketsHet instellen van e-tickets kun je per niveau doen. Je kunt ervoor kiezen dit op websiteniveau te doen (voor inschrijvingen die direct onder websiteniveau gaan), voor een specifiek segment (voor inschrijvingen die direct op dat niveau gaan) of voor inschrijvingen onder een project. Je doet dit door naar Instellingen > E-tickets te gaan. Hier heb je twee opties: E-tickets gebruiken direct onder deze pagina.Als je deze gebruikt dan worden er e-tickets gegenereerd. Je ziet de e-tickets dan alleen nog via E-tickets > Overzicht. Er gebeurt verder niets en actiestarters zien de tickets ook nog niet. Je kunt nog geen pdf-bestanden downloaden, maar kunt al wel de ticketnummers zien.Deel e-tickets met de koperPas op het moment dat je op "Deel e-tickets met de koper." klikt dan kunnen actiestarters hun tickets zien in het dashboard (voorbeeld ticket). Bestaande acties of deelnemers op dat niveau krijgen direct de mail onder Actiestarters > E-tickets opsturen toegestuurd. Nieuwe deelnemers krijgen bij het aanmaken van een actie hun ticket direct toegestuurd. Die mail ziet er default zo uit, maar kun je aanpassen. Scannen van ticketsJe kunt de e-tickets handmatig of via een camera scannen. Als je op hoofdniveau naar E-tickets > Overzicht (handmatig) of naar E-tickets > Scannen gaan. Dan zie je alle tickets van de gehele site (inclusief alle onderliggende segmenten en projecten), en kun je die ook allemaal scannen. Je kunt ook specifiek naar bijvoorbeeld een project gaan en daar kun je alleen tickets scannen die onder dat project vallen.Wie kunnen er allemaal scannen?SitebeheerdersKunnen e-tickets instellen, naar het overzicht gaan en scannen (en exports maken). Als je als sitebeheerder op het hoogste niveau gaat scannen, dan scan je ook meteen voor alle onderliggende projecten. Je kunt het zien als een soort 'superscanner'SegmentbeheerdersKunnen naar het overzicht gaan en scannen (en exports maken)ProjectbeheerdersKunnen naar het overzicht gaan en scannen (en exports maken)Scanner (zie volgende kopje)Scanners kunnen alleen tickets scannen voor de entiteiten (websiteniveau, segment, project) waar die aan toe zijn gevoegd. ScannerAls reguliere scanner kun je ook op websiteniveau toe worden gevoegd. Echter dan kun je alleen dat niveau scannen, niet bijvoorbeeld onderliggen segmenten of projecten (tenzij je daar specifiek ook nog aan toe wordt gevoegd). Scanner toevoegenJe kunt per niveau een scanner toevoegen. Deze is gekoppeld aan een gebruiker. Je kunt een gebruiker hebben die alleen kan scannen. Die komt dan vervolgens ook helemaal niet in het dashboard, maar direct in een scanmenu. Handig als je bijvoorbeeld bij een event wat vrijwilligers hebt die je helpen met scannen!Je kunt een scanner toevoegen door naar E-tickets > Scanners te gaanHier voeg je iemand toe door op deze plek een account aan te maken. Als iemand nog niet bekend is dan wordt er een nieuwe gebruiker aangemaakt en ontvangt deze twee mails: Een om zijn wachtwoord mee in te stellen en een om aan te geven dat hij/zij toegevoegd is als scanner.MailsDe mail die een scanner ontvangt ziet er zo uit:Je kunt deze aanpassen via E-mails > Overzicht Mails > Scanners > Welkomstmail scanner:Je ziet deze mail alleen als op dat niveau e-tickets gebruikt worden!Iemand die al wel een gebruiker in het systeem is kun je ook toevoegen als scanner van een bepaald project (of segment of websiteniveau). Bijvoorbeeld een actiestarter die wilt helpen met scannen. Je krijgt dan deze melding te zien:Na het opslaan kan deze actiestarter dan ook tickets scannen voor dat niveau. Als iemand die een actie start heeft ook een scanner is en inlogt in het dashboard dan komt hij in het dashboard van zijn actie. Hij kan dan naar het scannen gaan door op dit icoontje te klikken: Er zijn twee manieren om daadwerkelijk te scannen: handmatig en via een cameraHandmatig scannenAls je naar het overzicht van tickets gaat via E-tickets > Overzicht dan kun je daar handmatig mensen als aanwezig zetten. Je doet dit door op de drie puntjes achter de actie/deelnemer te klikken en deze te markeren als aanwezig. Elk ticket is voorzien van een Ticketnummer. Daar kun je ook op zoeken in het zoekveld.Mochten er internetproblemen zijn dan kun je ook werken met een offline variant door van tevoren een download te maken van alle tickets. Daar staat dan in:Aangemaakt op || E-ticketnummer || Naam || Titel || Gescanned op || Gescanned doorJe kunt dan handmatig de ticketnummers zoeken en afvinken.Scannen via de cameraAls je naar E-tickets > Scannen gaat dan wordt er automatisch verbinding geprobeerd te maken met je webcam (computer) of je camera (mobiel). Nadat je die toestemming hebt gegeven kun je de QR-code scannen. Als je een code scant die ongeldig is dan krijg je een rode melding.Het venster om te scannen ziet er zo uit: (waarbij een scanner hier direct in terecht komt en dus niet eerst in een dashboard landt)Hier kun je een camera selecteren en daarna een ticket scannen. Dat kan bijvoorbeeld een camera van je mobiel zijn, maar ook een webcam als je op je pc werkt.Een scanner kan ook handmatig een code invoeren Je houdt de QR-qode voor de webcamNa een succesvolle scan zie je direct de info (onderaan zie je extra vragen, activiteiten, eventuele webshopartikelen en contactgegevens) Bij een ongeldige QR-code (met een verkeerde link) zie je dit:Als een ticket al gescand is ziet het er zo uit:

Waar kan ik je mee helpen?

Acties