We hebben een brede selectie aan mails in het leven geroepen om het voor jullie gemakkelijker te maken. Eenmaal goed ingesteld scheelt je dit veel communicatietijd en is dit een toegevoegde waarde aan het platform.
Bekijk hier het filmpje over het beheren van teams, of lees hieronder verder over specifieke onderdelen.

00:00 - Welkom00:28 - E-mailoverzicht02:10 - E-mailopties03:18 - Tags04:15 - Kopieerfunctie04:42 - Lagen04:50 - Antwoordadres05:06 - Handtekening

TriggermailsWe werken alleen met zogeheten 'triggermails'. Dit zijn mails die je van tevoren in kunt stellen en die gestuurd worden na een bepaalde gebeurtenis. 
NiveausDe mails kun je per niveau instellen en dit werkt als volgt:Als je op hoofdniveau (dus op websiteniveau) een mail instelt, dan wordt deze automatisch op een lager niveau (bijvoorbeeld een project) zo overgenomen. Maar als je de mail bij dat project wijzigt, dan wordt de gewijzigde mail alleen voor dat project gebruikt. Op deze wijze kun je eenvoudig je mails globaal instellen en indien gewenst per niveau specifieker maken. Mails die betrekking hebben op de editie worden niet automatisch op een lager niveau overgenomen. 
Het overzicht van mails zie je in het dashboard staan onder het kopje E-mails. Hier zie je drie mogelijkheden: Overzicht e-mails, Handtekening instellen en Antwoordadres.
Overzicht e-mails
Als je het overzicht van e-mails opent zie je direct een onderscheid in verschillende categorieën die wij in ons platform hanteren. Dit zijn:

Donateurs (mensen die een donatie doen op het platform)
Deelnemers (actiestarters die geen eigen actiepagina hebben)
Actiestarters (actiestarters die een eigen actiepagina hebben)
Teamstarters (actiestarters die een eigen team zijn gestart (ook wel teamcaptains genoemd))
Sitebeheerder (de beheerders van de site)
Bezoekers (geïnteresseerden die op de site aangegeven hebben op de hoogte te willen worden gehouden)
Gebruikers (deze zijn niet zichtbaar en bevatten de standaard systeemmails als ingevulde contactformulieren, herstellen van wachtwoorden, AVG mails etc.)

Je kunt deze categorieën openklappen en daarin staan alle mails die naar die categorie verstuurd worden na een bepaalde gebeurtenis. 
Hier een overzicht van een deel van de mails die naar een donateur gaan:
 
Uitleg symbolen

Hiermee klap je het hele menu met dit type mails in

Met deze toggle kun je een mail aan- of uitzetten

Met deze knop kun je een mail kopiëren. Dit doe je door onderaan de mail de conditie te kiezen en de mail op te slaan

Als je de mail veranderd hebt dan kun je deze hiermee terugzetten naar de oorspronkelijke mails zoals wij die ingesteld hebben. Een soort 'ga terug naar fabrieksinstellingen' knop

Hier kun je de inhoud van de mail aanpassen

Hier kun je een preview van de mail zien en de mail als test naar een e-mailadres laten sturen

Bij het screenshot zie je dat achter de mail "Bedankmail na nieuwe donatie" het pijltje zwart is. Dat wil zeggen dat de oorspronkelijke mail aangepast is, en je deze indien gewenst terug kunt zetten. Als je deze terugzet naar de oorspronkelijke mail en op het pennetje klikt zie je deze inhoud van de mail:
 
TagsWat direct opvalt zijn de zogeheten tags. Dit is informatie die omkadert wordt door procenttekens en ziet er zo uit: %tagnaam%.
Als je op 'Tag toevoegen' klikt dan zie je welke tags er voor die mail beschikbaar zijn en waar de tag voor staat. De tag wordt in de uiteindelijke mail vervangen. Bij de zin Beste %donateur_voornaam%, wordt dit uiteindelijk in de mail Beste Jasper,
Per mail kan het zijn dat niet alle tags beschikbaar zijn. De mail 'Bedankmail na nieuwe donatie' wordt gebruikt nadat er een nieuwe donatie gedaan is. Dit kan een donatie op websiteniveau zijn, maar ook bijvoorbeeld een donatie op een actie. Doordat deze mail generiek is en in beide gevallen in wordt gezet kun je hier niet kiezen voor de tag %actie_titel%. Je ziet altijd welke tags beschikbaar zijn onder 'tag toevoegen'.

 
Handtekening instellen
Via E-mails > Handtekening instellen kun je een standaard mailondertekening instellen. Deze komt vervolgens in plaats van de tag %handtekening% te staan in de mails die je stuurt. Hier kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om een afbeelding in te voegen.
 

 
Antwoordadres
Het antwoordadres is het e-mailadres uit wiens naam en e-mailadres wij de automatische mails sturen. Het is echter wel zo dat de e-mails vanuit support@kentaa.nl worden verstuurd. We hebben geen toegang tot jullie e-mailaccount. Voorbeeld: 

Stel er wordt een donatie gedaan op het platform, dan ontvangt de donateur bedanktmail na een nieuwe donatie(mits deze mail aan staat). Als je vervolgens op de afzender drukt zie je het volgende:
 
Als de donateur hier een vraag over heeft en op beantwoorden druk, dan komt deze uit op het e-mailadres info@kentaa.nl (het ingestelde antwoordadres). Het komt sporadisch voor dat iemand het e-mailadres support@kentaa.nl handmatig kopieert en ons de mail stuurt, in plaats van deze naar het antwoordadres stuurt. In zo'n geval sturen wij de mail door naar het antwoordadres dat op het platform ingesteld staat.

In elke Kentaa-website zit de nieuwsbriefmodule standaard verwerkt. De bezoeker kan hier een e-mailadres achterlaten om op de lijst van nieuwsbriefinschrijvingen te verschijnen. Bezoekers kunnen zich op vier verschillende momenten inschrijven: Bij het aanmaken van een actie (in de accountstap), tijdens het doneren, bij het invullen van een contactformulier en onderaan elke pagina.
Binnen het Kentaa-systeem worden alle opt-ins opgeslagen om de gegeven toestemming te kunnen aantonen indien dit nodig is. Aangezien er vanuit Kentaa geen nieuwsbrieven worden verstuurd is het eigen verantwoordelijkheid om duidelijke opt-out mogelijkheden te bieden in de nieuwsbrieven die door jullie worden verstuurd.

Nieuwsbriefmodule instellen (tekstueel)
Nieuwsbriefinschrijvingen inzien
Nieuwsbriefinschrijvingen exporteren
Nieuwsbriefinschrijvingen onder donateurs
Nieuwsbriefinschrijvingen onder actiestarters
API

Nieuwsbriefmodule instellen (tekstueel)
Content ⟶ AVG teksten
Onder AVG Teksten onder de kop Nieuwsbriefinschrijvingen vind je de teksten die worden getoond bij de verschillende nieuwsbrief-momenten. Het label van de vraag kun je niet aanpassen, maar je kunt wel de consenttekst wijzigen. En instellen of deze default aan- of uitgevinkt moet staan.

Klik op Wijzig standaardwaarde om een eigen tekst in te vullen
Klik op Opslaan

Nieuwsbriefinschrijvingen inzien
Administratie ⟶ Nieuwsbriefinschrijvingen
Op deze pagina zijn alle nieuwsbriefinschrijvingen in te zien. Gebruik de zoekbalk om een specifiek persoon te vinden. Met de Verwijderen-knop kun je e-mailadressen permanent uit de lijst verwijderen. Gebruik de kopjes (E-mailadres, Inschrijfdatum en Taal) om de lijst te sorteren.
Nieuwsbriefinschrijvingen exporteren
Administratie ⟶ Nieuwsbriefinschrijvingen
De meest voorname manier is om de nieuwsbriefinschrijvingen te exporteren d.m.v. de knop Maak Excel-bestand op deze pagina. Het geëxporteerde Excel-bestand bevat meer informatie dan op het eerste zichtbaar in het dashboard, namelijk de kolommen:

Tijdstip
E-mail
Voornaam
Tussenvoegsel
Achternaam
Taal - de ingestelde taal(code) van de inschrijver
Site-url - de URL waar de inschrijver zich op dat moment bevond
Segment - het eventuele segment van inschrijven
Project - het eventuele project van inschrijven

Nieuwsbriefinschrijvingen onder donateurs
Donaties ⟶ Overzicht donaties
Wil je liever specifiek zien welke donateur zich tijdens het doneren heeft ingeschreven voor de nieuwsbrief? Download hiervoor het Excel-bestand van de donateurs via de knop Maak Excel-bestand.
Nieuwsbriefinschrijvingen onder actiestarters
Acties
Wil je liever specifiek zien welke actiestarter zich tijdens het doneren heeft ingeschreven voor de nieuwsbrief? Download hiervoor het Excel-bestand van de actie via de knop Maak Excel-bestand. In dit bestand staat een kolom nieuwsbriefinschrijving.
 
API 
De nieuwsbriefinschrijvingen zijn ook via de API te exporteren.
Meer informatie over de Kentaa API zie dit artikel.

Op elk niveau (website, segment, project) kun je contactgegevens instellen die voor dat niveau gelden. Je vult via Instellingen > Contactgegevens de naam en e-mailadres in:

 
De gegevens komen op de volgende plekken terug:
Tipspagina
Dit is een vaste pagina van ons die geheel gestyled is en altijd op de url /tips staat. Je kunt op deze pagina niets wijzigen, de inhoud hiervan is over al onze platforms hetzelfde. Mochten de tips voor jullie niet zo relevant zijn dan kun je ervoor kiezen een eigen tipspagina aan te maken.Onderin staat een blok waarin ook het contact e-mailadres staat dat onder instellingen > contactgegevens in is gevuld.

Dashboard actiestarter
Als een actiestarter naar 'Mijn inschrijving' gaat dan ziet hij/zij een overzicht van de ingevulde gegevens. Het kan voorkomen dat hier iets niet goed is gegaan en deze iets gewijzigd wilt hebben, bijvoorbeeld een extra vraag. Het e-mailadres dat in is gevuld onder Instellingen > Contactgegevens komt hier boven te staaan.

Voor projecten en segmenten kun je als je op het i'tje klikt meer informatie zien over dat project of segment. Hier staan ook de ingevulde contactgegevens bij:

Je kunt jullie social media kanalen toevoegen zodat bezoekers jullie kunnen volgen. Je ziet deze optie staan onder Instellingen > Social media. Je kunt social media instellen op websiteniveau en segmentniveau. Dit kun je niet op projectniveau instellen.
Je kunt de volgende Social volgkanalen toevoegen:
FacebookLinkedInYoutubeInstagramTwitter

Vervolgens komen deze onderaan de pagina erbij te staan:

Afhankelijk van de template kunnen de icoontjes er net even wat anders uitzien. Als je erop klikt ga je door naar jullie volgpagina.

Met de afteldatum kun je de eind- of startdatum instellen. Je vindt deze via Instellingen > Afteldatum instellen.
Je kunt daar een label instellen (bijvoorbeeld Nog te gaan, Tot de start, etc.) en het moment waar naar afgeteld wordt.

Vervolgens komt er op het niveau waar je deze in hebt gesteld een afteldatum te staan die automatisch aftelt. Deze verschilt per template. Onderstaand voorbeeld komt uit de derde template.

Instellen per niveau
Je kunt deze instellen op de volgende niveaus:

Website 
Segment
Project
Actie

WebsiteAls je op dit niveau de afteldatum instelt dan zie je deze op de homepage verschijnen (mits de afteldatum in de toekomst ligt). Eventuele acties die direct onder websiteniveau aangemaakt worden krijgen automatisch de afteldatum als einddatum van de actie. 
SegmentAls je op dit niveau de afteldatum instelt dan zie je deze op de homepage van het segment verschijnen (mits de afteldatum in de toekomst ligt). Eventuele acties die direct onder segmentniveau aangemaakt worden krijgen automatisch de afteldatum als einddatum van de actie. 
ProjectniveauOok voor deze geldt dat als je hier de afteldatum instelt deze alleen impact heeft op het project zelf. Je ziet de afteldatum dan op de projectpagina zelf verschijnen (mits de afteldatum in de toekomst ligt). Eventuele acties die direct onder projectniveau aangemaakt worden krijgen automatisch de afteldatum als einddatum van de actie. 
ActieniveauAfhankelijk van of dat er op de hele site ingesteld staat dat je de afteldatum uit wilt vragen bij acties, wordt deze in de aanmeldflow uitgevraagd. Een actiestarter kan deze zelf later aanpassen via Instellingen > Afteldatum. Alleen als op het niveau waaronder de actie hangt al een afteldatum in is gesteld dan is die optie er niet. Alle acties krijgen dan automatisch die afteldatum.
De afteldatum is iets cosmetisch. Er worden geen acties gesloten als de afteldatum voorbij is. Wel verdwijnt dan de afteldatum van de site. Het kan wel zijn dat er een e-mail afgaat. Je kunt bij de e-mails namelijk een aantal mails instellen die betrekking hebben op de afteldatum:
E-mails
De volgende mails hebben betrekking op de afteldatum
Actiestarters:

De ingestelde afteldatum is binnenkort bereikt (Wordt X dagen voor afteldatum verstuurd )

Projectbeheerders:

De afteldatum van een actie is binnenkort bereikt (Wordt X dagen voor afteldatum verstuurd) 
7 dagen voordat de ingestelde afteldatum van het project is bereikt 
Ingestelde afteldatum van project is bereikt 
Ingestelde afteldatum van project is bereikt en streefbedrag is niet behaald 

Segmentbeheerders

De afteldatum van een actie is binnenkort bereikt (Wordt X dagen voor afteldatum verstuurd) 
7 dagen voordat de ingestelde afteldatum van het segment is bereikt 
Ingestelde afteldatum is bereikt 

Sitebeheerder

De afteldatum van een actie is binnenkort bereikt (Wordt X dagen voor afteldatum verstuurd) 
7 dagen voordat de ingestelde afteldatum van de site is bereikt 
Ingestelde afteldatum van de site is bereikt