E-mail module
Laatst aangepast: 13-09-2024We hebben een brede selectie aan mails in het leven geroepen om het voor jullie gemakkelijker te maken. Eenmaal goed ingesteld scheelt je dit veel communicatietijd en is dit een toegevoegde waarde aan het platform.
Bekijk hier het filmpje over het beheren van teams, of lees hieronder verder over specifieke onderdelen.
| 00:00 - Welkom 00:28 - E-mailoverzicht 02:10 - E-mailopties 03:18 - Tags 04:15 - Kopieerfunctie 04:42 - Lagen 04:50 - Antwoordadres 05:06 - Handtekening |
Triggermails
We werken alleen met zogeheten 'triggermails'. Dit zijn mails die je van tevoren in kunt stellen en die gestuurd worden na een bepaalde gebeurtenis.
Niveaus
De mails kun je per niveau instellen en dit werkt als volgt:
Als je op hoofdniveau (dus op websiteniveau) een mail instelt, dan wordt deze automatisch op een lager niveau (bijvoorbeeld een project) zo overgenomen. Maar als je de mail bij dat project wijzigt, dan wordt de gewijzigde mail alleen voor dat project gebruikt. Op deze wijze kun je eenvoudig je mails globaal instellen en indien gewenst per niveau specifieker maken. Mails die betrekking hebben op de editie worden niet automatisch op een lager niveau overgenomen.
Het overzicht van mails zie je in het dashboard staan onder het kopje E-mails. Hier zie je drie mogelijkheden: Overzicht e-mails, Handtekening instellen en Antwoordadres.
Overzicht e-mails
Als je het overzicht van e-mails opent zie je direct een onderscheid in verschillende categorieën die wij in ons platform hanteren. Dit zijn:
- Donateurs (mensen die een donatie doen op het platform)
- Deelnemers (actiestarters die geen eigen actiepagina hebben)
- Actiestarters (actiestarters die een eigen actiepagina hebben)
- Teamstarters (actiestarters die een eigen team zijn gestart (ook wel teamcaptains genoemd))
- Sitebeheerder (de beheerders van de site)
- Bezoekers (geïnteresseerden die op de site aangegeven hebben op de hoogte te willen worden gehouden)
- Gebruikers (deze zijn niet zichtbaar en bevatten de standaard systeemmails als ingevulde contactformulieren, herstellen van wachtwoorden, AVG mails etc.)
Je kunt deze categorieën openklappen en daarin staan alle mails die naar die categorie verstuurd worden na een bepaalde gebeurtenis.
Hier een overzicht van een deel van de mails die naar een donateur gaan:
Uitleg symbolen
 |
Hiermee klap je het hele menu met dit type mails in |
 |
Met deze toggle kun je een mail aan- of uitzetten |
 |
Met deze knop kun je een mail kopiëren. Dit doe je door onderaan de mail de conditie te kiezen en de mail op te slaan |
 |
Als je de mail veranderd hebt dan kun je deze hiermee terugzetten naar de oorspronkelijke mails zoals wij die ingesteld hebben. Een soort 'ga terug naar fabrieksinstellingen' knop |
 |
Hier kun je de inhoud van de mail aanpassen |
 |
Hier kun je een preview van de mail zien en de mail als test naar een e-mailadres laten sturen |
Bij het screenshot zie je dat achter de mail "Bedankmail na nieuwe donatie" het pijltje zwart is. Dat wil zeggen dat de oorspronkelijke mail aangepast is, en je deze indien gewenst terug kunt zetten. Als je deze terugzet naar de oorspronkelijke mail en op het pennetje klikt zie je deze inhoud van de mail:
Tags
Wat direct opvalt zijn de zogeheten tags. Dit is informatie die omkadert wordt door procenttekens en ziet er zo uit: %tagnaam%.
Als je op 'Tag toevoegen' klikt dan zie je welke tags er voor die mail beschikbaar zijn en waar de tag voor staat. De tag wordt in de uiteindelijke mail vervangen. Bij de zin Beste %donateur_voornaam%, wordt dit uiteindelijk in de mail Beste Jasper,
Per mail kan het zijn dat niet alle tags beschikbaar zijn. De mail 'Bedankmail na nieuwe donatie' wordt gebruikt nadat er een nieuwe donatie gedaan is. Dit kan een donatie op websiteniveau zijn, maar ook bijvoorbeeld een donatie op een actie. Doordat deze mail generiek is en in beide gevallen in wordt gezet kun je hier niet kiezen voor de tag %actie_titel%. Je ziet altijd welke tags beschikbaar zijn onder 'tag toevoegen'.
Handtekening instellen
Via E-mails > Handtekening instellen kun je een standaard mailondertekening instellen. Deze komt vervolgens in plaats van de tag %handtekening% te staan in de mails die je stuurt. Hier kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om een afbeelding in te voegen.
Antwoordadres
Het antwoordadres is het e-mailadres uit wiens naam en e-mailadres wij de automatische mails sturen. Het is echter wel zo dat de e-mails vanuit support@kentaa.nl worden verstuurd. We hebben geen toegang tot jullie e-mailaccount.
Voorbeeld:
Stel er wordt een donatie gedaan op het platform, dan ontvangt de donateur bedanktmail na een nieuwe donatie(mits deze mail aan staat). Als je vervolgens op de afzender drukt zie je het volgende:
Als de donateur hier een vraag over heeft en op beantwoorden druk, dan komt deze uit op het e-mailadres info@kentaa.nl (het ingestelde antwoordadres). Het komt sporadisch voor dat iemand het e-mailadres support@kentaa.nl handmatig kopieert en ons de mail stuurt, in plaats van deze naar het antwoordadres stuurt. In zo'n geval sturen wij de mail door naar het antwoordadres dat op het platform ingesteld staat.
FAQ
Ook interessant