Changelog

In dit artikel worden de verschillende gebruikers, beheerders en rechten toegelicht. We maken onderscheid in twee categorieën: beheerders en gebruikers. 
Beheerders
Beheerders zijn op de volgende niveaus aanwezig: je hebt sitebeheerders, segmentbeheerders en projectbeheerders. Allen beheren ze een bepaald niveau en hebben ze een eigen set aan rechten. Teamcaptains en actiestarters laten we in dit hoofdstuk buiten beschouwing.
Sitebeheerders
De beheerders met de meeste rechten. De naam zegt het al: als sitebeheerder heb je controle over de volledige website. Sitebeheerders kunnen alleen worden aangemaakt door andere sitebeheerders of Kentaa-medewerkers. Een sitebeheerder kan zichzelf niet verwijderen. Aanmaken, bewerken en verwijderen van sitebeheerders kan (op websiteniveau) via Accounts ⟶ Beheerders. Bekijk het overzicht onder het kopje Rechten om in te zien welke rechten de sitebeheerder heeft.
Segmentbeheerders
Op een website met segmenten kan het weleens veel werk zijn om alles te overzien en goed te managen. Daarom is het mogelijk om per segment een beheerder aan te stellen, die op dat segment wijzigingen mag uitvoeren. Om een segmentbeheerder toe te voegen dien je eerst het betreffende segment te beheren om vervolgens naar Beheerders te navigeren. Vervolgens voeg je een segmentbeheerder toe met de knop Beheerder toevoegen.
Bekijk het overzicht onder het kopje Rechten om in te zien welke rechten de segmentbeheerder heeft. 
Projectbeheerders
Ook op een project is een beheerder aan te wijzen. Deze projectbeheerder kan op dit specifieke project meehelpen met het beheer. Bekijk het overzicht onder het kopje Rechten om in te zien welke rechten de projectbeheerder heeft.
Rechten
We hebben een overzicht opgesteld van de rechten die de beheerders hebben en welke acties ze mogen uitvoeren (en welke niet). Download hier het overzicht (PDF) of klik hieronder op de afbeelding om naar het overzicht met rechten te gaan.

Gebruikers
Accounts ⟶ Gebruikers
Elke actiestarter en beheerder krijgt bij toevoegen een gebruikersaccount. In dit gebruikersaccount, of profiel, worden de persoonlijke gegevens van de persoon opgeslagen. De volgende gegevens zijn uit te vragen/worden opgeslagen:

Voornaam *
Tussenvoegsel
Achternaam *
E-mailadres *
Straat
Huisnummer
Toevoeging
Postcode
Woonplaats
Land
Geboortedatum
Geslacht
Telefoonnummer
Taal (wordt niet uitgevraagd)

Standaard zijn voornaam, achternaam en e-mailadres verplicht. Het is echter mogelijk om meerdere gegevens verplicht te stellen. Dit geldt dan voor zowel nieuwe actiestarters als nieuwe beheerders. Zie ook de Wie ben jij?-stap in de aanmeldflow. De Kentaa-medewerker kan de gegevens verplicht of optioneel toevoegen. Neem hiervoor contact op via support@kentaa.nl, telefonisch of via de chat. 
Gebruiker achter actie wijzigen
Het komt weleens voor dat een actiestarter geen zin meer heeft om mee te doen, of fysiek niet meer in staat is om mee te doen. In dit geval kan het zijn dat een andere gebruiker zijn actie overneemt. Dit kan de sitebeheerder voor de actiestarter inregelen door de betreffende actie te zoeken onder Acties ⟶  ⟶ Gebruiker toewijzen.
Wachtwoord vergeten
Het komt vaak genoeg voor: een actiestarter of beheerder is het wachtwoord vergeten om in te loggen. Als sitebeheerder kun je deze mensen helpen door via Accounts ⟶ Gebruikers ⟶  ⟶ Wachtwoord opnieuw sturen een e-mail te sturen om het wachtwoord opnieuw in te stellen.

In het audit log kun je de wijzigingen terugvinden die gedaan zijn. Als je op het oogje klikt achter een bepaalde wijziging dan krijg je wat meer informatie te zien over de wijziging. Handig om bepaalde wijzigingen terug te vinden!
Je kunt filteren op een bepaalde datum en ook zoeken in het zoekvenster. Hier kun je ook zoeken op namen, e-mailadressen, en op functionaliteiten.
Indien je een bepaald ip-adres wilt checken dan kun je deze zien als je op het oogje klikt. Je kunt vervolgens ook weer op dat ip-adres zoeken.

In dit artikel lees je meer over over hoe de donatieteller op is gebouwd en hoe je deze voor een nieuwe editie weer op nul kan zetten.Het volgende wordt behandeld:

Donatieteller
Narekenen bedrag donatieteller
Tellerstand op nul zetten
Stappenplan acties, donaties en teams archiveren

 
Donatieteller
De donatieteller is een optelsom van de volgende onderdelen:
Donatiebedragen

Alle donaties die de betaalstatus betaald hebben
Alle handmatige donaties 
Eenmalige machtigingen en betalingen via factuur die de status in behandeling hebben

Inschrijfgeld 

Alleen als ingesteld is dat deze meegeteld wordt in de donatieteller
De eventuele korting (via kortingscodes) wordt afgetrokken van het inschrijfgeld, tenzij dit voor de website anders is geconfigureerd

Wat zit er niet in de donatieteller:

Bijdrage transactiekosten
Webshop
Donaties die onder afgesloten projecten vallen waarbij ervoor gekozen is deze niet mee te tellen in de tellerstand
Creditcardbetalingen met een status 'in behandeling'
Toegezegde donaties

 
Narekenen bedrag donatieteller
Om dit alles na te rekenen kun je het beste een Excel-bestand downloaden op websiteniveau bij donaties > overzicht donaties > Maak Excel-bestand
*Het kan zijn dat je projecten hebt waarvan de donaties uit de tellerstand zijn gehaald (door het project te sluiten, en dan via Instellingen > Project status het bedrag uit de tellerstand te halen). Je kunt deze herkennen door het uitroepteken in het overzicht van projecten:

In dat geval dien je de donaties op deze projecten eerst uit te sluiten. Dit doe je door naar de kolom 'Project titel' te gaan en daar de projecten uit te filteren die niet meetellen. Stappen narekenen tellerstand:

Selecteer alle kolommen en zet het filter aan
Zet in de kolom 'Betaalstatus' de volgende statussen aan: N.V.T. en Betaald
Ga naar de kolom 'Donatiebedrag' en schrijf het totaal opgetelde bedrag van de kolom op (A)
Verwijder de filters (op eventuele project titel filters na)
Selecteer in kolom 'Betaalmethode' de status Machtiging en Betalen per factuur
Selecteer in de kolom 'Betaalstatus' de status In behandeling
Ga naar de kolom 'Donatiebedrag' en schrijf het totaal opgetelde bedrag van de kolom op (B)
Verwijder de filters (op eventuele project titel filters na)
Zet in de kolom 'Betaalstatus' de volgende statussen aan: N.V.T. en Betaald
Selecteer in de kolom 'Toon in donatieteller' de status Ja
Ga naar de kolom 'Inschrijfgeld' schrijf het totaal opgetelde bedrag van de kolom op (C)
Het bedrag op de tellerstand is (A) + (B) + (C)
 

Tellerstand op nul zetten
Er zijn veel sites die werken met donatiejaren (bijvoorbeeld 2019) of die terugkerende evenementen hebben. Daarvoor is het nuttig om de tellerstand weer op nul te zetten, zodat deze klaarstaat voor de volgende editie.
Er zijn meerdere opties om de tellerstand op nul te zetten, afhankelijk van de wijze waarop je platform is ingericht. 
1. Project sluitenDe mooiste optie is om het gehele overzicht van donaties en acties onder te brengen in een project, bijvoorbeeld '2019'. Vervolgens kun je dit project sluiten en de projectstatus aanpassen. Je kunt dan aangeven het bedrag niet mee te willen tellen in de tellerstand. Op die manier gaat het geld uit de tellerstand en heb je totale opbrengsten en donaties van de vorige editie overzichtelijk in je dashboard. Hier zie je een stappenplan om dit te doen. Tip: Kopieer je project als je een nieuwe editie aan wilt gaan maken.Heb je geen projecten en wil je toch de tellerstand resetten via deze methode? Neem dan contact met ons op, wij kunnen hiervoor een script afdraaien.
+ Alle donaties zijn overzichtelijk in een project gearchiveerd+ Terugkerende deelnemers behouden hun logingegevens en worden voor een volgende editie herkend
2. Negatieve handmatige donatieDe snelste manier om de teller te resetten is via een negatieve handmatige donatie. Dit doe je door een handmatige donatie te doen met een minteken (-) ervoor. 
+ Een razendsnelle manier om de tellerstand direct te resetten- Alle acties, teams en donateurs blijven op dezelfde plek staan. Dit kan eventuele problemen opleveren bij een nieuwe editie.
3. Nieuwe site makenJe kunt de oude site afsluiten, archiveren en een nieuwe site aanmaken. Op die manier begin je met een schone lei. Het nadeel is dat je de nieuwe site opnieuw op moet bouwen en de gebruikers opnieuw een account aan moeten maken. Hieraan zijn tevens kosten verbonden.
+ Je begint met een schone lei en kunt de site voor de nieuwe editie inrichten zoals je zelf wilt- Er zijn kosten verbonden aan het maken van een nieuwe site. Neem hiervoor contact op met je sales consultant- De gebruikers moeten een nieuwe account aanmaken op de nieuwe site
Stappenplan acties, donaties en teams archiveren
De optie om een project af te sluiten en de stand niet mee te laten tellen voor de tellerstand is de mooiste. Maar wat nou als niet alle acties en donaties onder een project hangen? Op deze manier kun je het dan alsnog archiveren:

Kies een project aan waar je alle acties en donaties onder wilt hangen (of maak deze nieuw aan). Bijvoorbeeld editie-2019
Verplaats alle teams die op siteniveau aan zijn gemaakt naar het net aangemaakte project*
Verplaats alle acties die op siteniveau staan naar het net aangemaakte project*
Verplaats alle donaties naar het net aangemaakte project*

Voor handmatige donaties geldt dat je deze niet kunt verplaatsen. In dat geval kun je het beste de donatie weghalen en een nieuwe donatie aanmaken op projectniveau

Sluit het project (Tip: check of je de automatische mail aan of uit staat voor het sluiten van het project)
Zet de project status via Instellingen > Project status op 'Nee, de statistieken van dit project niet tonen in de totaaltellerstand op bovenliggende niveau's'

*Het kan zijn dat er zoveel donaties, teams of acties staan dat het handmatige verplaatsen hiervan onbegonnen werk is. Neem in dat geval even contact met ons op. Ook als je advies wilt hebben over hoe je het beste de site kunt klaarmaken voor het volgend jaar.