Inhoud donatieteller en het leeghalen van de tellerstand
Laatst aangepast: 03-12-2024In dit artikel lees je meer over over hoe de donatieteller op is gebouwd en hoe je deze voor een nieuwe editie weer op nul kan zetten.
Het volgende wordt behandeld:
- Donatieteller
- Narekenen bedrag donatieteller
- Tellerstand op nul zetten
- Stappenplan acties, donaties en teams archiveren
Donatieteller
De donatieteller is een optelsom van de volgende onderdelen:
Donatiebedragen
- Alle donaties die de betaalstatus betaald hebben
- Alle handmatige donaties
- Eenmalige machtigingen en betalingen via factuur die de status in behandeling hebben
Inschrijfgeld
- Alleen als ingesteld is dat deze meegeteld wordt in de donatieteller
De eventuele korting (via kortingscodes) wordt afgetrokken van het inschrijfgeld, tenzij dit voor de website anders is geconfigureerd
Wat zit er niet in de donatieteller:
- Bijdrage transactiekosten
- Webshop
- Donaties die onder afgesloten projecten vallen waarbij ervoor gekozen is deze niet mee te tellen in de tellerstand
- Creditcardbetalingen met een status 'in behandeling'
- Toegezegde donaties
Narekenen bedrag donatieteller
Om dit alles na te rekenen kun je het beste een Excel-bestand downloaden op websiteniveau bij donaties > overzicht donaties > Maak Excel-bestand
*Het kan zijn dat je projecten hebt waarvan de donaties uit de tellerstand zijn gehaald (door het project te sluiten, en dan via Instellingen > Project status het bedrag uit de tellerstand te halen). Je kunt deze herkennen door het uitroepteken in het overzicht van projecten:
In dat geval dien je de donaties op deze projecten eerst uit te sluiten. Dit doe je door naar de kolom 'Project titel' te gaan en daar de projecten uit te filteren die niet meetellen.
Stappen narekenen tellerstand:
- Selecteer alle kolommen en zet het filter aan
- Zet in de kolom 'Betaalstatus' de volgende statussen aan: N.V.T. en Betaald
- Ga naar de kolom 'Donatiebedrag' en schrijf het totaal opgetelde bedrag van de kolom op (A)
- Verwijder de filters (op eventuele project titel filters na)
- Selecteer in kolom 'Betaalmethode' de status Machtiging en Betalen per factuur
- Selecteer in de kolom 'Betaalstatus' de status In behandeling
- Ga naar de kolom 'Donatiebedrag' en schrijf het totaal opgetelde bedrag van de kolom op (B)
- Verwijder de filters (op eventuele project titel filters na)
- Zet in de kolom 'Betaalstatus' de volgende statussen aan: N.V.T. en Betaald
- Selecteer in de kolom 'Toon in donatieteller' de status Ja
- Ga naar de kolom 'Inschrijfgeld' schrijf het totaal opgetelde bedrag van de kolom op (C)
- Het bedrag op de tellerstand is (A) + (B) + (C)
Tellerstand op nul zetten
Er zijn veel sites die werken met donatiejaren (bijvoorbeeld 2019) of die terugkerende evenementen hebben. Daarvoor is het nuttig om de tellerstand weer op nul te zetten, zodat deze klaarstaat voor de volgende editie.
Er zijn meerdere opties om de tellerstand op nul te zetten, afhankelijk van de wijze waarop je platform is ingericht.
1. Project sluiten
De mooiste optie is om het gehele overzicht van donaties en acties onder te brengen in een project, bijvoorbeeld '2019'. Vervolgens kun je dit project sluiten en de projectstatus aanpassen. Je kunt dan aangeven het bedrag niet mee te willen tellen in de tellerstand. Op die manier gaat het geld uit de tellerstand en heb je totale opbrengsten en donaties van de vorige editie overzichtelijk in je dashboard. Hier zie je een stappenplan om dit te doen. Tip: Kopieer je project als je een nieuwe editie aan wilt gaan maken.
Heb je geen projecten en wil je toch de tellerstand resetten via deze methode? Neem dan contact met ons op, wij kunnen hiervoor een script afdraaien.
+ Alle donaties zijn overzichtelijk in een project gearchiveerd
+ Terugkerende deelnemers behouden hun logingegevens en worden voor een volgende editie herkend
2. Negatieve handmatige donatie
De snelste manier om de teller te resetten is via een negatieve handmatige donatie. Dit doe je door een handmatige donatie te doen met een minteken (-) ervoor.
+ Een razendsnelle manier om de tellerstand direct te resetten
- Alle acties, teams en donateurs blijven op dezelfde plek staan. Dit kan eventuele problemen opleveren bij een nieuwe editie.
3. Nieuwe site maken
Je kunt de oude site afsluiten, archiveren en een nieuwe site aanmaken. Op die manier begin je met een schone lei. Het nadeel is dat je de nieuwe site opnieuw op moet bouwen en de gebruikers opnieuw een account aan moeten maken. Hieraan zijn tevens kosten verbonden.
+ Je begint met een schone lei en kunt de site voor de nieuwe editie inrichten zoals je zelf wilt
- Er zijn kosten verbonden aan het maken van een nieuwe site. Neem hiervoor contact op met je sales consultant
- De gebruikers moeten een nieuwe account aanmaken op de nieuwe site
Stappenplan acties, donaties en teams archiveren
De optie om een project af te sluiten en de stand niet mee te laten tellen voor de tellerstand is de mooiste. Maar wat nou als niet alle acties en donaties onder een project hangen? Op deze manier kun je het dan alsnog archiveren:
- Kies een project aan waar je alle acties en donaties onder wilt hangen (of maak deze nieuw aan). Bijvoorbeeld editie-2019
- Verplaats alle teams die op siteniveau aan zijn gemaakt naar het net aangemaakte project*
- Verplaats alle acties die op siteniveau staan naar het net aangemaakte project*
- Verplaats alle donaties naar het net aangemaakte project*
- Voor handmatige donaties geldt dat je deze niet kunt verplaatsen. In dat geval kun je het beste de donatie weghalen en een nieuwe donatie aanmaken op projectniveau
- Sluit het project (Tip: check of je de automatische mail aan of uit staat voor het sluiten van het project)
- Zet de project status via Instellingen > Project status op 'Nee, de statistieken van dit project niet tonen in de totaaltellerstand op bovenliggende niveau's'
FAQ
Ook interessant